隨著信息化進(jìn)程的加速，OA軟件迅速普及，媒體和廠商都在大力宣傳，各種概念、觀點(diǎn)、產(chǎn)品紛至沓來(lái)。國(guó)內(nèi)很多企業(yè)實(shí)施了OA軟件，相關(guān)產(chǎn)品也應(yīng)接不暇，但在選與被選之間總有諸多"不對(duì)稱(chēng)"，以致背道而馳，難于"雙贏"。那么企業(yè)如何正確認(rèn)識(shí)OA軟件?在OA選型中存在哪些誤區(qū)呢? 本文我們有幸與OA軟件的領(lǐng)軍企業(yè)九思軟件做了互動(dòng)和交流，采集了一些常見(jiàn)誤區(qū)與用戶分享：
O誤區(qū)一：認(rèn)為OA軟件就是行政辦公，就是收發(fā)文。
在OA軟件出現(xiàn)初期，OA辦公軟件的主要用戶是政府和事業(yè)單位。但是伴隨著OA軟件的逐步發(fā)展，目前企業(yè)也成為了OA軟件應(yīng)用的廣泛對(duì)象，OA軟件也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA軟件發(fā)生了質(zhì)的變化。OA作為辦公系統(tǒng)，它需要結(jié)合不同的部門(mén)和崗位、人員，成為他們的個(gè)性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。除日常行政辦公支持外，更有效規(guī)范業(yè)務(wù)流程的審批(如采購(gòu)流程，合同審批，出差，借款，資金的審批)等。
誤區(qū)二：認(rèn)為OA軟件只是文件的審批和管理。
OA軟件不僅僅是文件的審批和管理，關(guān)鍵是作為企業(yè)管理軟件進(jìn)行企業(yè)管理最終一定要跟財(cái)務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián)，才能最大化發(fā)生作用。比如：在OA軟件的應(yīng)用企業(yè)中，很少企業(yè)拋棄報(bào)銷(xiāo)，借款，付款等審批流程，傳統(tǒng)手工審批各審批環(huán)節(jié)都需要手工簽字才能走下一個(gè)審批。而電子化報(bào)銷(xiāo)流程的好處，是把管理和財(cái)務(wù)的職能進(jìn)行了區(qū)分，快速解決員工財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程處理復(fù)雜困難的問(wèn)題
誤區(qū)三：認(rèn)為OA軟件很簡(jiǎn)單，是ERP的一部分，從屬于其他系統(tǒng)。
OA軟件的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結(jié)果為導(dǎo)向。OA軟件注重對(duì)人和過(guò)程的管理，強(qiáng)調(diào)靈活性和協(xié)同性!OA軟件以工作流為血脈的核心，在OA軟件平臺(tái)上再搭建其他的應(yīng)用功能模塊。同時(shí)OA軟件的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個(gè)部門(mén)的應(yīng)用，可以將不同的信息按照部門(mén)、權(quán)限推送給有用的人。所以O(shè)A軟件現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)是成為協(xié)同管理平臺(tái)，作為管控內(nèi)部資源和外部信息交流的平臺(tái)與ERP構(gòu)成了企業(yè)信息化的基石。
誤區(qū)四：認(rèn)為OA軟件的終極目標(biāo)就是手工轉(zhuǎn)為電子化。
對(duì)于OA軟件來(lái)說(shuō)，手工轉(zhuǎn)為電子化只是OA軟件的第一步。OA軟件的關(guān)鍵是對(duì)管理進(jìn)行變革以適應(yīng)外部的競(jìng)爭(zhēng)和企業(yè)發(fā)展。所以O(shè)A對(duì)企業(yè)管理核心有幾方面：
第一：電子化的流程審批，提升企業(yè)辦公效率和執(zhí)行力;
第二：OA軟件的終極目的最終是為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展和管理服務(wù);
第三：規(guī)范公司的管理，避免人為的因素;
第四：部門(mén)與部門(mén)，員工與員工之間信息的溝通和共享;
第五：知識(shí)的沉淀和痕跡的保留;
第六：加強(qiáng)對(duì)員工日常行為的考核;
誤區(qū)五：認(rèn)為OA軟件實(shí)施很簡(jiǎn)單，只是信息部門(mén)的事情。
OA作為管理軟件，最終應(yīng)用到企業(yè)。OA軟件是否能真正提高且的執(zhí)行力度，關(guān)鍵在于是否能得到全員化的應(yīng)用。軟件只是一個(gè)工具，關(guān)鍵靠人去用，企業(yè)應(yīng)用深度與否取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層重視程度，以及配套的管理制度保證和供應(yīng)商的服務(wù)能力，兩者缺一不可。僅僅通過(guò)信息部門(mén)或者某一個(gè)部門(mén)去推動(dòng)，最終只會(huì)導(dǎo)致在整個(gè)公司應(yīng)用的失敗。
誤區(qū)六：認(rèn)為OA軟件馬上就可見(jiàn)到效果、一蹴而就。
OA軟件是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要整體規(guī)劃、分步實(shí)施，關(guān)鍵是企業(yè)需要把目前最迫切，最關(guān)鍵，見(jiàn)效最快的需求先提煉出來(lái)，在此基礎(chǔ)上逐漸加深應(yīng)用，然后在擴(kuò)展新的需求。OA軟件的深度和廣度可以很深很廣，很多企業(yè)因?yàn)閷?duì)OA的規(guī)劃不了解，所以導(dǎo)致OA軟件在應(yīng)用過(guò)一段時(shí)間以后遇到瓶頸。
企業(yè)信息化是企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，推廣和實(shí)施OA軟件，根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的信息化管理系統(tǒng)，更重要的是透過(guò)先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善，促進(jìn)企業(yè)制度與文化、人與組織的和諧發(fā)展。這就決定了企業(yè)在OA軟件或OA軟件的選型過(guò)程中必須立足企業(yè)的實(shí)際需求，轉(zhuǎn)變以往的思維方式和觀點(diǎn)，從OA軟件真正在企業(yè)信息化過(guò)程中發(fā)揮的重要作用出發(fā)，從企業(yè)戰(zhàn)略出發(fā)，選擇企業(yè)所需要的OA系統(tǒng)。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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