在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)，檔案信息化建設(shè)已成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的計(jì)算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的基礎(chǔ)和手段。檔案信息系統(tǒng)是需要運(yùn)用多學(xué)科知識(shí)，多專業(yè)配合，多部門(mén)協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的龐大系統(tǒng)工程，所以協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。
所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況在檔案管理活動(dòng)中，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。
企業(yè)檔案信息化可以從以下幾個(gè)方面著手：實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化;實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享;引發(fā)檔案管理模式的變革。
一、檔案信息化管理的必要性
由于檔案需長(zhǎng)期保存，為提高存儲(chǔ)環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲(chóng)蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投入文檔的保管經(jīng)費(fèi)已在所難免，且因無(wú)備份而又為每年不得不有的文檔損失擔(dān)憂。由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來(lái)管理上的困擾。在已認(rèn)知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進(jìn)程是不可想象和解決的，且大量電子化文檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。現(xiàn)在主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒(méi)有充分發(fā)揮?？梢?jiàn)，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)。無(wú)論是從社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域還是到人類(lèi)生活的各個(gè)角落，信息技術(shù)無(wú)不彰顯其獨(dú)特的魅力，也成為現(xiàn)代社會(huì)和現(xiàn)代生活不可缺少的工具?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實(shí)現(xiàn)科學(xué)開(kāi)發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。
二、加強(qiáng)檔案信息化管理的措施
檔案信息自動(dòng)化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個(gè)系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)，提高系統(tǒng)的綜合能力。制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用，保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各局域網(wǎng)絡(luò)，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)館藏檔案數(shù)字化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
三、加強(qiáng)檔案部門(mén)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷(xiāo)毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)。使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。
四、加強(qiáng)檔案電子化信息資源建設(shè)
所謂檔案信息電子化，是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化為二次文獻(xiàn)信息供人們利用。檔案軟件沒(méi)有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門(mén)使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。(可喜的是，電力系統(tǒng)已開(kāi)發(fā)一套檔案管理平臺(tái)軟件正在推廣中)加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于檢索利用。
五、加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
好多企業(yè)至今還沒(méi)有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開(kāi)發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案目錄的輸入，保存。
六、加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)
推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。由于電子檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開(kāi)發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問(wèn)題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能滿足社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作的需求。
檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不是檔案部門(mén)的單一工作，也不能僅僅單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案部門(mén)只有克服困難，迎頭趕上，與企業(yè)其他部門(mén)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更是缺之又缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有電腦盲現(xiàn)象。甚至有些企業(yè)檔案隊(duì)伍不穩(wěn)，人才流失嚴(yán)重?？梢?jiàn)，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神;有計(jì)劃有組織地進(jìn)行培訓(xùn)，掌握信息技術(shù)的新知識(shí);在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂;以形成最佳的人才結(jié)構(gòu)。在管理上，還需要研究如何增強(qiáng)檔案人員的活力，可以開(kāi)展激勵(lì)機(jī)制，對(duì)一些項(xiàng)目實(shí)行項(xiàng)目管理，在保證完成檔案建設(shè)的前提下，開(kāi)展對(duì)社會(huì)有償服務(wù)等。否則，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，使企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作達(dá)到質(zhì)的飛躍。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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