OA系統(tǒng)如何重要的話題已經(jīng)無需討論了，現(xiàn)在，人們更關(guān)心的是，怎么做才能讓OA系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期效果。
這并不是一件很容易的工作，事實(shí)上，很多企業(yè)投資不菲上馬了OA系統(tǒng)，卻不知道怎么去用好，使得OA系統(tǒng)的價(jià)值遠(yuǎn)未發(fā)揮出來，不但沒有達(dá)到預(yù)期效果，甚至于對(duì)OA系統(tǒng)還產(chǎn)生了誤解和懷疑。
在國內(nèi)領(lǐng)先的OA系統(tǒng)品牌華天動(dòng)力的項(xiàng)目總監(jiān)萬先生看來，OA系統(tǒng)的使用是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，項(xiàng)目失敗往往是一系列原因疊加的結(jié)果。從項(xiàng)目的生命周期來梳理，企業(yè)需要在每一個(gè)階段認(rèn)真、細(xì)致的做好每一項(xiàng)工作，才能確保項(xiàng)目的成功。
具體包括哪些階段和哪些工作呢，萬先生做了詳細(xì)的解釋：
1、 預(yù)期是什么?
既然說要達(dá)到預(yù)期效果，那么首先需要清楚的就是：預(yù)期目標(biāo)是什么?
這個(gè)目標(biāo)必須是清晰、細(xì)致、量化的，而不是籠統(tǒng)、模糊、龐大的。如果說你的目標(biāo)是提升辦公效率，那么就要清楚是提升哪些工作的效率，提升到什么程度;如果說你的目標(biāo)是規(guī)范辦公流程，那么就要清楚是規(guī)范哪些辦公流程，這些流程現(xiàn)存的問題是什么，要如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范和效率的統(tǒng)一;如果說你的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理，那么就要清楚什么是知識(shí)管理，隱形知識(shí)怎么管理，顯性知識(shí)怎么管理，知識(shí)管理的體系、文化、目標(biāo)是什么……需要注意的是，OA系統(tǒng)只是一個(gè)管理工具，制定目標(biāo)時(shí)不能太理想化，而要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，制定可行的目標(biāo)。
2、 產(chǎn)品要對(duì)路
任何美好的愿望，都要落實(shí)在產(chǎn)品上。選對(duì)了產(chǎn)品，就是成功的一半，選錯(cuò)了產(chǎn)品，就會(huì)繞很多彎路，甚至完全迷路。
目前市場(chǎng)上的OA系統(tǒng)產(chǎn)品雖然很多，但是成熟、專業(yè)的卻只有幾家而已，包括華天動(dòng)力、泛微、致遠(yuǎn)等。這些產(chǎn)品都有自己的特點(diǎn)，有的適合你，有的卻并不適合你，企業(yè)要根據(jù)自己的需求、預(yù)算、實(shí)力來選擇對(duì)路的產(chǎn)品，才能在后期的實(shí)施、使用、服務(wù)等工作中事半功倍。
3、 實(shí)施要講政策
OA系統(tǒng)的實(shí)施是一項(xiàng)非常講究方法和策略的工作，最要不得的就是眉毛胡子一把抓，不分輕重緩解，把實(shí)施周期搞得很長，弄得人人怨聲載道。
所以項(xiàng)目主管必須設(shè)置清晰的階段目標(biāo)，先易后難，循序漸進(jìn)，重點(diǎn)突破，要能夠讓企業(yè)的管理者和員工在最短的時(shí)間內(nèi)了解系統(tǒng)，感受到系統(tǒng)帶來的便利性，而不是感到麻煩，為后續(xù)使用打好基礎(chǔ)。
4、 軟硬兼施的保障
OA系統(tǒng)實(shí)施后，需要企業(yè)制定相應(yīng)的規(guī)章制度來保障落實(shí)，而不只是口頭上的鼓動(dòng)和約束，也不是發(fā)一則通知了事。
這項(xiàng)制度應(yīng)該是“軟硬兼施”的，對(duì)OA系統(tǒng)的主要功能、使用方法、使用規(guī)范，以及相關(guān)責(zé)任人都應(yīng)該有明確的規(guī)定。對(duì)好的行為給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不遵守規(guī)定的行為進(jìn)行處罰，核心目的在于培養(yǎng)員工使用OA系統(tǒng)辦公的習(xí)慣和氛圍。
5、 動(dòng)車效應(yīng)
OA系統(tǒng)的使用和動(dòng)車的運(yùn)行如出一轍，我們稱之為“動(dòng)車效應(yīng)”。
首先，最高管理者就像火車頭一樣，要帶動(dòng)整個(gè)列車的前進(jìn)，以前有句老話叫“火車跑得快，就靠車頭帶”。OA系統(tǒng)是否能否用好，最高管理者的帶頭作用非常關(guān)鍵。
其次，中層管理者就像車廂之間的動(dòng)力一樣，連接起各個(gè)車廂(員工)，并為列車增加多重持續(xù)動(dòng)力，讓列車跑得更快。
如果說傳統(tǒng)的辦公方式就像馬車，那么使用OA系統(tǒng)后就像火車，而良好的使用就能達(dá)到動(dòng)車的效果。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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