OA曾經(jīng)被認為是入門級的辦公系統(tǒng)，與ERP、財務、進銷存等管理系統(tǒng)相比，OA曾一度陷入可有可無的尷尬境地。但當今，隨著OA的協(xié)同理念和技術日益加深，OA作為企業(yè)內(nèi)部運營管理、組織管理、知識管理、流程管理的重要平臺成為企業(yè)修煉內(nèi)功的不二法寶。
當然，在協(xié)同OA技術發(fā)展成熟的今天，準入門檻低依然是整個協(xié)同OA行業(yè)為人詬病的問題很多廠商打著協(xié)同的旗號卻不能幫助企業(yè)真正實現(xiàn)協(xié)同高效運營，這不僅僅大大影響了行業(yè)誠信度，也讓企業(yè)的OA選型陷入迷茫。就此，筆者專門走訪了國內(nèi)高端OA品牌泛微副總裁袁立松，請教如何區(qū)分協(xié)同OA與傳統(tǒng)OA的訣竅。袁立松表示，OA選型需要把握協(xié)同的4大特性，包括：
第一：具備可控性。
一套協(xié)同OA平臺能夠幫助管理者實現(xiàn)對企業(yè)的管控，是重中之重。眾所周知，IT平臺比人為操作更具備可控性，但不同協(xié)同OA系統(tǒng)對企業(yè)的管控力度、管控范圍并不盡相同。制度、流程等就好比是企業(yè)運營的血脈，其IT化的過程中涉及到許多細節(jié)的問題。以費用報銷為例，一些協(xié)同OA平臺只是照搬企業(yè)中原來的審批制度，但事實上，審批時，審批者需要的相關信息，如費用支出的客戶、項目、預算科目等等，結合整體的信息進行判斷費用支出是否合理。各項工作的執(zhí)行有據(jù)可依，這就是我們說的可控性。通過系統(tǒng)的優(yōu)化，能夠?qū)崿F(xiàn)效率的進一步提升和管控力度的進一步加強。一套IT系統(tǒng)要做到可控并不那么容易。以泛微OA來講，它需要具備嚴謹?shù)臋嘞蘅刂企w系，需要具備一定的要素協(xié)同能力，以及足夠的留痕能力便于管理者對企業(yè)運營過程進行管控。這需要從平臺架構、設計理念等多方面綜合考慮，以保證這種管控能力，同時確保這些管控能力不會阻礙新的管理思路的落地。
第二：具備協(xié)同性。
企業(yè)經(jīng)營由人、財、物等多個要素構成，任何一個業(yè)務過程或者管理過程都是各項要素相互作用的結果。從這個意義上來講，協(xié)同性是一家企業(yè)是否能夠順暢運行的保障。協(xié)同OA需要保證使用者在需要時能夠?qū)Ω黝愘Y源進行調(diào)用，并且保證管理者能夠?qū)Ω黝愘Y源的調(diào)用權限進行控制和修正，保證被調(diào)用資源的所有者或管理者能夠在第一時間響應這種協(xié)同。比如：泛微的OA系統(tǒng)采用了協(xié)同矩陣模型、齒輪聯(lián)動模型為設計原型，使得企業(yè)各經(jīng)營要素之間能夠織起一張網(wǎng)。并且這張網(wǎng)不是固定不變的，哪里需要加密，哪里需要保持通透和交流，完全隨需而定。
第三：具備知識性。
人的知識、能力是一家企業(yè)發(fā)展的必需要素。協(xié)同OA需要能夠支撐到企業(yè)中人的要素的成長和發(fā)展，也就是這個平臺要具備一定的知識性。更明確地來講，協(xié)同OA需要能夠幫助企業(yè)構建起一個平臺，用來傳承企業(yè)的知識文化，把各項制度變成一種天然的組織約束力，讓各類知識和業(yè)務經(jīng)驗盤活，成為組織成長源源不竭的給養(yǎng)。一個合格的知識管理平臺，需要能夠承擔知識管理中從知識積累、知識共享到知識利用、知識創(chuàng)新整個過程，泛微強調(diào)打造活水化的知識容器，員工就好比魚兒，能夠自由享受這種知識氛圍。
第四：具備成長性。
好的協(xié)同OA系統(tǒng)平臺是能夠伴隨企業(yè)成長的，能夠經(jīng)受企業(yè)發(fā)展過程中組織規(guī)模擴張和業(yè)務擴張所帶來的考驗，有對新技術的包容力和吸收力，能夠自我更新和實現(xiàn)優(yōu)化，也要能夠滿足企業(yè)未來與其他IT系統(tǒng)融合應用的需求，保持先進性和成長性，與其他IT系統(tǒng)共同助力企業(yè)的發(fā)展運營。對技術的包容性對IT系統(tǒng)來講非常重要，從某種角度來講，IT系統(tǒng)的創(chuàng)新來源于技術創(chuàng)新，如果喪失了這種包容性，在很短時間內(nèi)就可能會面臨被淘汰的命運;融合是一個大趨勢，這已經(jīng)是管理系統(tǒng)必備的一項素質(zhì)了。
顯然，不是所有OA都叫協(xié)同，也不是所有OA都能夠幫助企業(yè)達成協(xié)同運營管控的愿景。因此，CIO們在選型時一定要擦亮眼鏡，多多利用周邊的CIO圈子獲取更多的OA選型建議。
轉型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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