自從IBM把群件的概念引入中國，OA軟件行業(yè)(又名OA、OA系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、協(xié)同軟件)，先后經(jīng)歷了協(xié)同軟件理念的洗禮、經(jīng)歷了九思軟件(www.jiusi.net)、東軟股份、浪潮軟件等專業(yè)廠商的推廣普及，成百上千的OA系統(tǒng)公司迄今交付的OA系統(tǒng)已經(jīng)超過20萬套，然而不幸的是，很多OA系統(tǒng)，變成了客戶發(fā)發(fā)通知公告和電子郵件的昂貴擺設(shè)!高達(dá)70%的綜合失敗率，讓客戶在OA系統(tǒng)的建設(shè)中深受其害，信息主管也因此走馬燈似的更換，很多目光短淺的廠商不是下功夫研究如何引導(dǎo)和幫助客戶成功，而是潛心專研既得利益、上市圈錢、市場占有率等與客戶無關(guān)的指標(biāo)，這進(jìn)一步加劇了OA辦公系統(tǒng)的失敗概率，本文作者在OA軟件行業(yè)從業(yè)數(shù)年，目睹很多事實和媒體報道，痛定思痛，總結(jié)若干導(dǎo)致高失敗率的內(nèi)幕，希望對客戶成功組織信息化建設(shè)有所裨益，對行業(yè)自律和有序發(fā)展有所警示。
內(nèi)幕一：占地盤，錯誤的經(jīng)營理念讓很多OA公司拋棄了百年企業(yè)的基因
也許是OA公司都太年輕，也許是中國企業(yè)普遍不成熟，也許是OA市場發(fā)展速度太快，大家都趕著上市，也許…，總之，很多OA公司急于搶占地盤，急于圈地，急于在上市前做好包裝的需要，很多OA公司在經(jīng)營策略以占有市場為主要考核指標(biāo)，對應(yīng)的宣傳攻勢往往是市場占有率第一、規(guī)模最大、員工人數(shù)最多等等。
殊不知，百年企業(yè)追求的并不是空間的廣大，而是時間的長久，也就是百年企業(yè)追求的是與客戶取得持續(xù)的共贏，因此OA系統(tǒng)建設(shè)的成功率，品牌的美譽(yù)度，才是百年企業(yè)的基因。
伴隨著十二五規(guī)劃的出臺，國家工信部和相關(guān)協(xié)會部門，也實時的在引導(dǎo)中國企業(yè)向更成熟的經(jīng)營心態(tài)上轉(zhuǎn)換，如2011經(jīng)濟(jì)和信息化年會上，中國軟件行業(yè)協(xié)會、經(jīng)濟(jì)和信息化理事會等，聯(lián)合頒發(fā)給九思軟件(官網(wǎng)：www.jiusi.net)中國管理軟件項目成功率第一品牌，其意圖就是樹立榜樣，引導(dǎo)正確的企業(yè)經(jīng)營理念，改變中國民營企業(yè)10年短命的現(xiàn)狀。
內(nèi)幕二：技術(shù)落伍，不能與時俱進(jìn)是OA系統(tǒng)失敗率的重要成因
從長遠(yuǎn)來看，隨著OA系統(tǒng)的深入應(yīng)用，用戶數(shù)和信息量會大幅攀升，安全級別要求也越來越高，組織管理架構(gòu)也越來越復(fù)雜，因此可能涉及到支撐環(huán)境的變化，比方說服務(wù)器負(fù)載均衡、操作系統(tǒng)從windows切換到linux、數(shù)據(jù)庫從mysql遷移到oracle等等，此時，如果CIO在選型時錯誤的選擇了.NET、PHP、Domino等落后的技術(shù)路線，那么OA系統(tǒng)的生命力就會到此為止，不得不重構(gòu)。
總體來看，JAVA已經(jīng)成為高端產(chǎn)品的不二選擇，從調(diào)研來看，九思軟件(www.jiusi.net)、中軟股份等高端廠商，選擇的都是JAVA路線，很多10年前的超大型客戶都已經(jīng)紛紛放棄了Domino，而.NET只有貪圖價廉的中小民營企業(yè)還在嘗試，而PHP已經(jīng)成為殘羹冷炙、無人問津。
當(dāng)然長期規(guī)劃，除了在技術(shù)路線上要重視，還要重視系統(tǒng)在集成方面的開源性、集成機(jī)制，重視OA系統(tǒng)本身的功能擴(kuò)展是否可以免代碼搭建等。
內(nèi)幕三：需求失控，是導(dǎo)致OA系統(tǒng)建設(shè)失敗的導(dǎo)火索
絕大多數(shù)的協(xié)同OA系統(tǒng)的需求，都是發(fā)問卷給各部門采集需求，然后再把各家廠商的產(chǎn)品功能堆積而得來的，以這種簡單的做加法的形式采集需求，導(dǎo)致了OA系統(tǒng)的建設(shè)無法走標(biāo)準(zhǔn)化的成功路線!
要知道，組織的戰(zhàn)略、結(jié)構(gòu)、職能、流程、表單、權(quán)限 ，時刻都處于變化中，如同人不能踏入同一條河流一樣，再多次的需求會議，也無法將需求定格、無法將需求窮盡，伴隨著系統(tǒng)的深入應(yīng)用，變化來臨時，將無所適從。
協(xié)同OA系統(tǒng)作為一種基礎(chǔ)管理工具，它既是科學(xué)的載體，也是藝術(shù)的結(jié)晶。其應(yīng)用價值的核心體現(xiàn)，不是在雜七雜八的各種個性化小需求上，而是體現(xiàn)在靈活易變但卻混亂中體現(xiàn)秩序的工作流程管理上，也就是說如果工作流程管理模塊用的好，那么項目基本就實現(xiàn)了80%的成功;而其他80%的功能用的再好，最終給企業(yè)帶來的價值不會超過20%。因此放棄那些個性化的、低頻率的功能需求，重點考察工作流引擎的狀況，成為系統(tǒng)成功的關(guān)鍵功能點。
另外值得提醒的是，每個功能點的開發(fā)，不只是涉及到編碼成本，還將涉及到培訓(xùn)、推廣、管理、維護(hù)和升級，所有個性化的部分都可能破壞掉系統(tǒng)的整體性、擴(kuò)展性和可升級性。
最后，企業(yè)CIO要提醒各部門放下本位主義先找到組織內(nèi)的共性需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。我們先后研究了協(xié)同OA系統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)廠商，如九思軟件(www.jiusi.net)、中軟股份等，仔細(xì)評估了他們在工作流技術(shù)和協(xié)同工作方面技術(shù)突破，發(fā)現(xiàn)純B/S圖形化流程編輯器，已經(jīng)可以幫助客戶在關(guān)鍵需求的實現(xiàn)上提供幫助。
內(nèi)幕四：實施方法陳舊，讓OA系統(tǒng)停留在業(yè)務(wù)管理的外圍并最終成為擺設(shè)
實施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測試、上線這一類的事務(wù)，但我們認(rèn)為這不是實施，至少實施的目標(biāo)錯了，不是結(jié)束一個軟件的部署過程，而是將軟件工具深入到業(yè)務(wù)管理中去為目的。
OA系統(tǒng)的實施方法論，在最近10年，經(jīng)歷過了技術(shù)導(dǎo)向、實施導(dǎo)向和應(yīng)用部門導(dǎo)向三代變遷。其中以技術(shù)導(dǎo)向的實施模型是，廠商依據(jù)需求，定制開發(fā)，這種模式因無法實時響應(yīng)需求的變化和高成本，導(dǎo)致的結(jié)果是項目驗收之日，就是項目老化之時;以實施導(dǎo)向的實施模型是，信息中心牽頭組織需求調(diào)研和實現(xiàn)，這種模式因信息中心無法精準(zhǔn)理解應(yīng)用部門的需求和管理的部門壁壘現(xiàn)象，導(dǎo)致的結(jié)果是項目驗收之日，就是部門矛盾和摩擦，項目糾結(jié)之時;以應(yīng)用為導(dǎo)向的實施模型是，應(yīng)用部門牽頭組織需求、調(diào)研、系統(tǒng)實現(xiàn)和優(yōu)化，廠商和信息中心負(fù)責(zé)進(jìn)行方法咨詢、技術(shù)指導(dǎo)、系統(tǒng)性能維護(hù)和安全保障，這種模式下，因可以精準(zhǔn)定位業(yè)務(wù)需求、實時響應(yīng)變化，并且規(guī)避了管理中的部門壁壘現(xiàn)象，因此項目驗收之日，是管理水平全面提升之始。綜合來看，應(yīng)用導(dǎo)向?qū)⑹腔貧w管理軟件的價值本質(zhì)：為管理提供高效工具，讓管理者借助工具持續(xù)優(yōu)化管理模式。
以天融信、中國電子器材總公司、焦煤集團(tuán)、土樓旅游集團(tuán)、明德重工集團(tuán)、環(huán)保部核與輻射中心等眾多客戶為例，應(yīng)用部門是項目實施過程中的真正明星，而信息中心和辦公室只是導(dǎo)演，OA公司只是舞臺的搭建者而已。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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