需求調(diào)研無疑是ERP項目的一個重頭戲，不過很多項目管理員卻不知道如何開展這項工作。在這篇文章中，筆者以物料管理為例，談?wù)勅绾巫龊梦锪瞎芾磉@塊內(nèi)容的調(diào)研工作。根據(jù)筆者的項目經(jīng)驗，總結(jié)在需求調(diào)研過程中的十個問題，供大家參考.
1.庫存料件如何進行分類管理?
對倉庫中的物料進行分類管理是必須的。如一家最簡單的生產(chǎn)型企業(yè)，其倉庫中的物料至少可以分為成品與原材料兩種。不過更多的企業(yè)，在劃分物料類別是會更加的細。如原材料可以分為零件、包裝材料、輔助材料;而成品也可以進行更加細致的分類。現(xiàn)在項目管理員需要考慮的是，該分到哪一個級別為止?筆者認為，在考慮分類規(guī)則時，要兼顧如下幾個因素。
一是統(tǒng)計的需要。如在統(tǒng)計庫存金額時，是否要按明細來進行統(tǒng)計。如是否需要對成品庫存按手工工具、電動工具等類別來統(tǒng)計庫存金額。如果需要的話，那么就要這個類別來進行劃分。
二是根據(jù)發(fā)料的需要。如在原材料發(fā)料或者成品出庫時，不同的人員負責不同類別的材料。此時為了管理的方便，最好能夠按人對物料進行分類。如此的話，就可以通過權(quán)限控制，不同的人員只能夠維護自己所負責類別的物料的單據(jù)。防止其他用戶不小心的誤操作。
三是根據(jù)成本核算的需要。在核算材料成本時，有可能管理者需要對成本進行細分，如分為零件成本、包裝材料成本、輔助材料成本。此時就應(yīng)該至少將原材料分為這三類。然后在統(tǒng)計時才能夠根據(jù)零件類別來統(tǒng)計成本。
2.庫存單位與換算單位如何處理?
有時候物料的庫存單位與換算單位可能不相同。如在倉庫帳上，是按個來存儲。但是在領(lǐng)料或者發(fā)貨時，則按箱或者套來操作。在需求調(diào)研時，項目管理員需要向相關(guān)用戶確認是否存在這些類似的情況。如果存在的話，需要一一確認相關(guān)的兌換率。否則的話，單位不一致，就會造成物料庫存的不準確。在這個內(nèi)容上，項目管理員主要向用戶確認是否存在單位之間的換算以及所采用的換算率。
3.物料是否做條碼管理?
項目管理員需要確認企業(yè)的物料是否有條碼管理的需要。具體的說，要確認如下內(nèi)容。
一是條碼管理的范圍。如是對所有物料都進行條碼管理，還是只針對某部分物料，如成品或者零件等物料。同時需要確認，針對同一個物料，是否有多個不同的條碼?通常情況下，一個物料對應(yīng)一個條碼。如果不是的話，如一個物料對應(yīng)多個不同的條碼，則需要事先向?qū)嵤╊檰栒f明。
二是企業(yè)現(xiàn)在條碼管理是采取手工管理，還是采用條碼管理系統(tǒng)。如果企業(yè)現(xiàn)在已經(jīng)有了條碼管理系統(tǒng)，此時項目管理員需要根據(jù)企業(yè)的實際情況(如條碼管理的范圍等等)來判斷是否需要同ERP系統(tǒng)進行整合。
4.是否需要進行呆滯料的管理?
呆滯料是企業(yè)倉庫中長期不使用的物料。項目管理員需要確認企業(yè)物料管理中是否有呆滯料管理的需求。如要系統(tǒng)統(tǒng)計呆滯料的數(shù)量與金額。如果需要對此進行控制，則項目管理員需要向用戶確認呆滯料的判斷標準。如2年以上沒有交易的物料稱為呆滯料等等，或者是手工指定。這個規(guī)則一般不同的企業(yè)都要會有不同的要求。為此需要項目管理員進行認真的確認。
5.物料管理是否采取編碼?
在ERP系統(tǒng)中，需要對物料進行編碼管理。項目管理員需要確認，企業(yè)現(xiàn)有的管理模式中，是否對物料進行了編碼。如果有的話，需要確認現(xiàn)有的物料編碼規(guī)則。特別需要強調(diào)的是，項目管理員需要向用戶確認，現(xiàn)有的物料編碼規(guī)則是否滿意。如果不滿意的話，那么可以稱這次機會對這個物料編碼進行調(diào)整。錯過這個村就沒下個店了。在項目實施時，實施顧問也會對企業(yè)所采用的編碼原則進行評估，同時會檢驗企業(yè)現(xiàn)有的編碼是否嚴格按照這個編碼原則。
6.當前庫存帳的準確率有多少?
項目管理員需要確認，當前物料管理中庫存帳的準確率。包括庫存數(shù)量與庫存金額。實施顧問需要參考這個數(shù)字，來判斷企業(yè)現(xiàn)有庫存管理的水平。通常情況下，準確率越高，實施ERP系統(tǒng)的難度越低。同時作為企業(yè)來說，也可以拿此作為評估ERP系統(tǒng)效果的指標。如企業(yè)現(xiàn)有的庫存準確率為95%，那么就可以要求上ERP系統(tǒng)之后，庫存準確率要能夠達到98%。
為了客觀公正的評估ERP系統(tǒng)的實施效果，項目管理員最好能夠得到一個比較準確的數(shù)據(jù)。如可以在系統(tǒng)實施前，通過盤點等作業(yè)，來獲取庫存帳準確率的數(shù)值。在ERP系統(tǒng)實施過程中，對于庫存的準確率一般不會一次性達到。而是需要通過三到五次的盤點、調(diào)整后才能夠達到預(yù)期的目標。對于這一點項目管理員需要有一個心理準備。
7.存貨成本如何計量?
企業(yè)如何來計量倉庫中的物料成本?如采用的是先進先出，還是移動加權(quán)平均，或者月加權(quán)平均成本，又或者采用的是標準成本?采用不同的計算方式，對于庫存成本的金額會有很大的影響。項目管理員需要確認，企業(yè)采用的是哪一種成本計量的原則(通常情況下，在一個會計年度內(nèi)，企業(yè)只有一種成本計量原則)。由于計算量的關(guān)系，在手工管理階段，企業(yè)一般采用的是先進先出或者月加權(quán)成本。而如果采用ERP系統(tǒng)的話，可以很方便的實現(xiàn)移動加權(quán)平均。如果企業(yè)對于市場價格的波動比較敏感的話，則更加適合采用移動加權(quán)平均成本。所以項目管理員不僅僅需要確認企業(yè)現(xiàn)在所采用的成本計量屬性，還需要跟財務(wù)人員討論現(xiàn)在所使用的成本計量原則是否合適。通常情況下，財務(wù)人員會告訴你他們可能一直希望采用移動加權(quán)平均成本，但是由于技術(shù)的限制，無法推廣。如果有這種情況，那么項目管理員就需要將這個內(nèi)容反映給實施顧問。實施顧問會評估企業(yè)現(xiàn)有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，來判斷企業(yè)是否有上移動加權(quán)平均成本的條件。
8.企業(yè)是否有采購補料計劃?
通常情況下物料采購都是由需求部門來申購。但是某些企業(yè)會有安全庫存的要求。如當企業(yè)實際庫存量低于安全庫存，則倉庫人員需要開立請購單，補足安全庫存的需要。項目管理員需要確認，企業(yè)如果有采購補料計劃的話，那么是如何管理的?如是通過安全庫存來生成補料單，還是根據(jù)MRP計算來生成請購單?不同的操作方式，雖然結(jié)果相同，但是其工作思路不同。
9.是否有庫位管理?
庫存也是物料控制中一個比較重要的手段。不過這里需要注意，不同的ERP系統(tǒng)，對于庫位設(shè)計的思路是不同的。項目管理員在系統(tǒng)選型之前，就需要確認企業(yè)庫位設(shè)計與控制的原則。在選型時才能夠以此為依據(jù)判斷ERP系統(tǒng)是否符合企業(yè)自身的需求。
10.是否有一次性物料?
有些企業(yè)會有一次性物料。一次性物料是指只交易一次，下次不再交易的物料。針對這種物料，如果存在一次，就設(shè)計一個編碼，顯然會比較浪費。ERP系統(tǒng)一般會給予一個條碼或者臨時的編碼來管理。不管其管理的方式如何，項目管理員首先需要確認是否存在這種需求。如果存在的話，需要向?qū)嵤╊檰栠M行說明。
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