這邊廂，客戶(hù)在催趕緊交貨，那邊廂，采購(gòu)的原材料卻遲遲未到，工作進(jìn)度大大延誤，給企業(yè)造成損失;更有甚者，到了生產(chǎn)環(huán)節(jié)，才發(fā)現(xiàn)采購(gòu)的零部件不合格，根本就無(wú)法進(jìn)行生產(chǎn)，勉強(qiáng)進(jìn)行生產(chǎn)則嚴(yán)重影響產(chǎn)品的質(zhì)量，降低客戶(hù)滿(mǎn)意度。
許多企業(yè)認(rèn)為采購(gòu)管理最關(guān)鍵的在于供應(yīng)商的選擇，尋找到合適的供應(yīng)商，采購(gòu)管理便大功告成。須不知，在找好供應(yīng)商、簽好合同之后，采購(gòu)合同能否按照約定履行至關(guān)重要，不僅關(guān)系著企業(yè)直接的經(jīng)濟(jì)效益(因原材料遲遲未到，導(dǎo)致不能及時(shí)交貨給客戶(hù)，賠償違約金)，還關(guān)系著客戶(hù)滿(mǎn)意度(原材料質(zhì)量不合格導(dǎo)致交付給客戶(hù)的產(chǎn)品質(zhì)量不過(guò)關(guān)，影響客戶(hù)體驗(yàn))。企業(yè)想要更全面得管控整個(gè)采購(gòu)過(guò)程，合同履行跟進(jìn)也是其中一個(gè)重要環(huán)節(jié)。
合同履行跟進(jìn)屬于采購(gòu)合同管理中的一部分。一般來(lái)說(shuō)，采購(gòu)合同管理包括合同的草擬、合同的審批、合同的歸檔、合同的履行以及合同付款等管理，貫穿于合同全生命周期。有效的采購(gòu)合同管理，能夠確保采購(gòu)的原材料準(zhǔn)時(shí)有質(zhì)量地交付，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)為客戶(hù)提供的產(chǎn)品和服務(wù)才能是高效，以及有質(zhì)量的。
目前，許多企業(yè)對(duì)于采購(gòu)合同管理在認(rèn)識(shí)上存在誤區(qū)，如有的認(rèn)為，采購(gòu)合同管理只是合同文檔的采集與歸檔;還有的認(rèn)為，用excel等簡(jiǎn)單的手工管理模式便能夠進(jìn)行采購(gòu)合同管理，這種模式其實(shí)在采購(gòu)合同比較少的情況下還是可以進(jìn)行的。但是，當(dāng)企業(yè)的采購(gòu)合同越來(lái)越多的時(shí)候，這種傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無(wú)法應(yīng)付。企業(yè)要想提升采購(gòu)效益，需要現(xiàn)代化的信息化管理工具，如8Manage SPM(供應(yīng)商與采購(gòu)管理系統(tǒng))來(lái)對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行全面管理，尤其是要對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行和結(jié)果進(jìn)行有效的管理，才能夠確保產(chǎn)品和服務(wù)的交付時(shí)間和質(zhì)量。
據(jù)悉，8Manage SPM具備一站式的采購(gòu)合同管理機(jī)制，能夠幫助企業(yè)全方位地監(jiān)管采購(gòu)合同的每項(xiàng)執(zhí)行與結(jié)果，最大限度地優(yōu)化合同履行過(guò)程，提高交付質(zhì)量和客戶(hù)滿(mǎn)意度。具體包括以下功能模塊：
采購(gòu)合同生成。支持多種不同的電子采購(gòu)合同生成方式，非常快速方便，用戶(hù)可以按需靈活選擇合適的方式快速地創(chuàng)建電子采購(gòu)合同。
采購(gòu)合同的類(lèi)型?？砂葱枳远x采購(gòu)合同的類(lèi)型以及不同類(lèi)型的頁(yè)面顯示，并且可針對(duì)不同類(lèi)型自定義對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)準(zhǔn)則。
采購(gòu)合同的審批。提供靈活的審批機(jī)制支持用戶(hù)按需設(shè)置合適的審批流程。
采購(gòu)合同的履行與eSLA。提供全面的履行管理機(jī)制，可實(shí)時(shí)跟蹤合同的履行情況;系統(tǒng)支持通過(guò)電子服務(wù)水平協(xié)議(eSLA)管理與約束合同的履行與結(jié)果，用戶(hù)可按需設(shè)置服務(wù)水平協(xié)議的規(guī)則與獎(jiǎng)懲準(zhǔn)則。
框架合同管理。支持框架合同管理，如果企業(yè)有較多需定期或重復(fù)采購(gòu)的物料就可以通過(guò)框架合同進(jìn)行管理，在需要采購(gòu)之時(shí)就可以快速方便地確定供應(yīng)商和采購(gòu)價(jià)格。
采購(gòu)合同的溝通與任務(wù)管理。提供多種溝通方式以方便企業(yè)與供應(yīng)商進(jìn)行無(wú)障礙的高效溝通與協(xié)作，如溝通論壇、即時(shí)通訊、電子郵件、咨詢(xún)單等。系統(tǒng)自動(dòng)記錄溝通記錄。
采購(gòu)合同的付款管理。支持多種付款安排，企業(yè)可靈活按需選擇，系統(tǒng)會(huì)實(shí)時(shí)記錄每次付款的具體日期，金額及百分比以供用戶(hù)隨時(shí)審核與查閱。
每個(gè)合同都是一個(gè)項(xiàng)目。在系統(tǒng)中每個(gè)合同都可以是一個(gè)項(xiàng)目，每個(gè)合同都內(nèi)嵌項(xiàng)目功能，用戶(hù)可通過(guò)項(xiàng)目管理合同的所有執(zhí)行與交付，并且可根據(jù)項(xiàng)目的里程碑來(lái)管理和追蹤合同的付款。
采購(gòu)合同的成本管理?？蓪?shí)時(shí)記錄和跟蹤與合同相關(guān)的每項(xiàng)費(fèi)用支出并實(shí)時(shí)反映到合同的損益表。
采購(gòu)合同的續(xù)約管理。支持直接在原合同頁(yè)面生成續(xù)約合同;設(shè)置續(xù)約的時(shí)間和金額;支持周期性的續(xù)約管理;設(shè)置續(xù)約到期提醒等。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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