OA作為信息化工具的一種，通過統(tǒng)一辦公流程，規(guī)范信息流動(dòng)，可以有效地提高公司員工的工作效率，降低公司的運(yùn)營(yíng)成本。正是由于OA順應(yīng)了信息技術(shù)發(fā)展的潮流，目前大多國(guó)內(nèi)企業(yè)的OA已經(jīng)成為或者即將成為企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的必備工具之一。
普巴軟件認(rèn)為，一個(gè)企業(yè)的OA系統(tǒng)從開始到成功實(shí)施有其相對(duì)繁雜的過程。從調(diào)研到最終上線，其間需要經(jīng)過多次的溝通、測(cè)試、調(diào)整，這其中需要密切關(guān)注以下幾個(gè)要點(diǎn)：
要點(diǎn)一，初期調(diào)研是根本
在互聯(lián)網(wǎng)高度普及的今天，企業(yè)職員往往對(duì)企業(yè)信息系統(tǒng)多少有所了解，并且很有可能產(chǎn)生過通過企業(yè)信息化來擺脫手工處理繁瑣而重復(fù)工作的想法。其實(shí)這就是對(duì)OA系統(tǒng)功能的一種最基本的需求，仔細(xì)了解他們對(duì)將來自動(dòng)化辦公的期望和要求，也就達(dá)到了前期功能調(diào)研的目的。
而在產(chǎn)品調(diào)研方面需要廣撒網(wǎng)。要盡可能了解目前市面上的所有產(chǎn)品，其產(chǎn)品資料也是越多越好。這樣，收集的產(chǎn)品資料才能更直觀，也能更方便了解其功能。其次，應(yīng)帶有一定標(biāo)準(zhǔn)去了解各產(chǎn)品，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)從前期對(duì)本企業(yè)的調(diào)研中總結(jié)出來，不一定要形成書面材料，但在產(chǎn)品調(diào)研過程中要心中有數(shù)。市面上的產(chǎn)品形形色色，只有這樣才能省時(shí)省力地找出幾個(gè)符合本企業(yè)需求的重點(diǎn)產(chǎn)品，以備詳細(xì)了解和比較，為后期的選型工作打好堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
要點(diǎn)二，堅(jiān)持觀念去選型
這一步只需在調(diào)研初期選定的幾個(gè)重點(diǎn)產(chǎn)品中選擇就可以了，但事情并不比之前的工作輕松，因?yàn)檫@些產(chǎn)品往往在主要功能實(shí)現(xiàn)上差別很小，就好比到了企業(yè)招聘的最后一關(guān)面試，取舍將會(huì)更難。
首先從軟件結(jié)構(gòu)上考慮，應(yīng)選擇與公司條件相適應(yīng)的，這樣修改、擴(kuò)充和維護(hù)時(shí)將容易實(shí)現(xiàn)。雖然現(xiàn)在的OA系統(tǒng)大多通用性很強(qiáng)，可以隨時(shí)根據(jù)用戶的需要對(duì)軟件模塊進(jìn)行增刪修改，但選擇不同的系統(tǒng)，對(duì)軟件進(jìn)行修改的幅度肯定是不同的，從而增加的軟件成本也就高低不一了。通?；谄脚_(tái)架構(gòu)的系統(tǒng)一般適應(yīng)性和設(shè)計(jì)合理性要強(qiáng)于同類其他產(chǎn)品，比如基于普巴軟件的軟件開發(fā)平臺(tái)上的大OA系統(tǒng)方案。
其次就是從售后服務(wù)方面考慮了，基本應(yīng)選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的開發(fā)商。
要點(diǎn)三，試用階段多測(cè)試
有了選擇，就該進(jìn)入OA試用階段了。試用并不是信息部門自己的事情，尤其是工作流的部分。由于信息部門的職員在日常工作中對(duì)企業(yè)的工作流程接觸很少，光靠在調(diào)研中得到的那些資料對(duì)系統(tǒng)中的工作流部分進(jìn)行簡(jiǎn)單的流轉(zhuǎn)測(cè)試，是很難發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的問題的。而經(jīng)常接觸企業(yè)工作流程的職員由于對(duì)流轉(zhuǎn)中曾經(jīng)出現(xiàn)的偶然事件有較切身的體會(huì)，則往往能發(fā)現(xiàn)在該部分存在的缺漏。
要點(diǎn)四，運(yùn)行過程重溝通
運(yùn)行中出現(xiàn)了問題要解決，就涉及到了與軟件開發(fā)商方面的溝通問題。這就需要注意兩點(diǎn)：一是內(nèi)部問題，就是說與對(duì)方實(shí)施人員溝通最頻繁的幾個(gè)人一定要針對(duì)目前系統(tǒng)存在問題達(dá)成一致意見，然后再去與對(duì)方進(jìn)行溝通。否則，就可能在一些關(guān)于對(duì)按鈕的使用習(xí)慣、頁面的勻稱美觀等非重要問題上出現(xiàn)分歧，有的主張改進(jìn)，有的說不改也行，這樣對(duì)方肯定不會(huì)主動(dòng)改進(jìn)。這些問題改不改似乎無關(guān)緊要，但卻無疑會(huì)對(duì)以后的溝通造成消極影響，使己方處于被動(dòng)。二是對(duì)對(duì)方實(shí)施人員要有要求，對(duì)能夠解決的問題，應(yīng)提醒其在計(jì)劃時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)，對(duì)軟件不能解決的問題，要拿出相關(guān)理由，以方便對(duì)照查找資料，共同找出其他解決方法。
要點(diǎn)五，重點(diǎn)培訓(xùn)是保障
培訓(xùn)主要分兩個(gè)方面。一是系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)，二是普通用戶的培訓(xùn)。這也通常是實(shí)施成功的關(guān)鍵。系統(tǒng)管理員的培訓(xùn)非常重要，因?yàn)橄到y(tǒng)管理員對(duì)系統(tǒng)各個(gè)模塊的熟悉程度、對(duì)軟件所使用工具的熟練程度將對(duì)系統(tǒng)實(shí)施效果產(chǎn)生很大影響。只有掌握了這些知識(shí)，管理員才能在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時(shí)具備分析與處理的能力，以保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。另外，培訓(xùn)最好采用講解培訓(xùn)與解決運(yùn)行中出現(xiàn)的問題交替進(jìn)行的方式。這樣，有助于用戶更快地熟悉系統(tǒng)。
普巴軟件認(rèn)為，在OA的實(shí)施過程中，用戶如果能堅(jiān)持這五點(diǎn)原則，就不會(huì)出現(xiàn)棄之可惜，用之無味的雞肋項(xiàng)目了。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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