水泥行業(yè)是傳統(tǒng)的流程型制造業(yè),產(chǎn)能過剩,競爭激烈,企業(yè)之間聯(lián)合重組加劇,全國性大水泥格局趨于成形。這樣的大型水泥集團企業(yè)一般都是組織機構(gòu)比較復(fù)雜(組織層級二級及以上),生產(chǎn)企業(yè)分散分布廣(跨?。?,管控模式不統(tǒng)一,信息化建設(shè)起步晚,信息化管理水平低,管理整合任務(wù)繁重。因此,在這樣的企業(yè)環(huán)境下,信息化建設(shè)一定要堅持統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一管理、規(guī)劃先行、試點先行、業(yè)務(wù)主導(dǎo)、分步實施的原則,尤其是ERP這樣復(fù)雜的系統(tǒng)實施。筆者有幸參與了2家大型集團型水泥企業(yè)的ERP建設(shè),希望通過分享一些自己的項目實踐,能為水泥行業(yè)信息化建設(shè)者和現(xiàn)場管理者提供點幫助。
該文將以現(xiàn)代項目管理思想為指導(dǎo),以ERP項目試點成功為前提,以ERP項目推廣階段實施為背景。將以一個水泥生產(chǎn)企業(yè)的ERP項目推廣實施現(xiàn)場管理為案例。將ERP現(xiàn)場管理分為5個階段,即:推廣準(zhǔn)備、系統(tǒng)建設(shè)、上線后支持、項目組離場和持續(xù)優(yōu)化。每個階段中的工作根據(jù)其工作類型及關(guān)聯(lián)性,按照先后順利進行敘述,其中有些工作是相互交叉循環(huán)進行的。
一、推廣準(zhǔn)備
該階段定義為需求調(diào)研,需求分析和解決方案已經(jīng)完成并通過評審,項目組正式進入成員企業(yè)(工廠),進行現(xiàn)場實施之前。該階段的主要工作是制定項目管理制度,組建項目團隊,準(zhǔn)備成員企業(yè)項目啟動會。主要工作如下:
1.1理解項目概況
項目組成員需要理解項目概況,項目現(xiàn)場經(jīng)理在理解的基礎(chǔ)上,對項目所處的內(nèi)外環(huán)境進行分析和把握。項目概況主要包括:項目背景、項目發(fā)起人(組織)、工作任務(wù)書、項目目標(biāo)、項目組織機構(gòu)、驗收標(biāo)準(zhǔn)、項目實施主計劃等。
1.2制定項目管理制度
根據(jù)項目特征和所在環(huán)境,按照項目管理要求,由乙方起草,經(jīng)甲方、乙方和監(jiān)理方共同討論確定的該項目管理制度。該制度作為項目管理中的綱領(lǐng)性文件,主要內(nèi)容包括團隊管理、溝通管理和變更管理。
1.2.1團隊管理
項目團隊主要由實施方(項目經(jīng)理、實施顧問、開發(fā)顧問等)、關(guān)鍵用戶和最終用戶組成,項目團隊管理旨在打造一個高效、穩(wěn)定、創(chuàng)新的團隊?,F(xiàn)場管理建議做到以下幾點:
1、分工明確,工作合理,做到團隊成員技能互補,人盡其能;
2、出勤考核要嚴(yán)格,一旦確定不得隨意變動和缺勤;
3、鼓舞士氣、及時化解矛盾;
4、做好實施顧問提升,關(guān)注實施顧問進步;
5、做好關(guān)鍵用戶培養(yǎng),關(guān)注關(guān)鍵用戶成長。
6、引進團隊績效考核機制,提高團隊整體績效。
1.2.2溝通管理
項目組進駐成員企業(yè)后,要協(xié)調(diào)好與成員企業(yè)、區(qū)域公司和集團總部的溝通工作,尤其是與成員企業(yè)的公司領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人的溝通和交流?,F(xiàn)場經(jīng)理要積極地為創(chuàng)造一個良好的外部項目環(huán)境,在管理好項目干系人期望的同時,平衡項目干系人之間沖突的利益。主要以會議和匯報形式上。如下:
1.2.2.1會議機制
加強會議計劃管理,做好會議記錄,下發(fā)會議紀(jì)要,提高會議效率。
1、小結(jié)會:每天一次。下班前,項目組召開項目小結(jié)會議,由現(xiàn)場經(jīng)理主持,對今天的工作計劃完成情況進行檢查,對明天的工作計劃進行安排。會議爭取在30分鐘內(nèi)結(jié)束。
2、周例會:每周或二周一次,由項目經(jīng)理主持,成員企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和項目組參加,首先對本周或二周的項目建設(shè)情況進行匯報,然后對當(dāng)前項目存在的問題進行討論分析,最后對下周或二周工作計劃進行安排。會議爭取在1小時內(nèi)結(jié)束。
3、項目專題會:不定期召開,在項目建設(shè)中涉及業(yè)務(wù)流程變更重組過中重大的分歧或歷史遺留的管理問題,由項目經(jīng)理或現(xiàn)場經(jīng)理組織發(fā)起項目專題會,通過會議達(dá)成共識,形成解決方案,并及時下發(fā)執(zhí)行。
4、工作協(xié)調(diào)會議:每月一次,由集團總部信息中心發(fā)起,由集團總部相關(guān)業(yè)務(wù)部門信息化負(fù)責(zé)人或信息化專員、區(qū)域公司領(lǐng)導(dǎo)及各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人參加,會議由信息化領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人主持。主要是結(jié)合集團企業(yè)信息化建設(shè)總體規(guī)劃,協(xié)調(diào)總部與區(qū)域公司之間的信息化建設(shè)資源,指導(dǎo)區(qū)域公司信息化建設(shè)工作。通過會議形成決議,及時簽發(fā),指導(dǎo)區(qū)域公司信息化建設(shè)工作。
1.2.2.2匯報機制
根據(jù)集團企業(yè)現(xiàn)階段信息化建設(shè)原則,在以業(yè)務(wù)部門為主導(dǎo)的開發(fā)模式下,現(xiàn)場經(jīng)理要做好向項目經(jīng)理、項目總監(jiān)、項目信息化領(lǐng)導(dǎo)小組、項目實施小組、項目監(jiān)理及項目相關(guān)干系人的匯報工作,做到匯報內(nèi)容及時準(zhǔn)確。具體形式如下:
1、現(xiàn)場日志:每天下班前,由現(xiàn)場經(jīng)理編寫發(fā)送。內(nèi)容可分為:主要完成工作、下一步工作計劃、主要存在的問題、急需解決的問題和建議等。發(fā)送對象:項目領(lǐng)導(dǎo)小組、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、實施方人員和項目監(jiān)理。
2、項目周報:每周五下班前,由乙方項目經(jīng)理編寫,內(nèi)容可以分為:項目建設(shè)情況、下一步工作計劃、存在問題和建議等。發(fā)送對象:集團企業(yè)信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組常務(wù)副組長、本項目領(lǐng)導(dǎo)小組、項目監(jiān)理、項目相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人。
3、項目月報:每月一期,每月5日前發(fā)出,內(nèi)容包括:各項目建設(shè)情況匯總、本月工作計劃和存在主要問題等。發(fā)送對象:信息化領(lǐng)導(dǎo)小組及相關(guān)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)、項目總監(jiān)、項目經(jīng)理、項目監(jiān)理、現(xiàn)場經(jīng)理和主要建設(shè)人員。
1.2.3變更管理
在項目實施過程中,任何項目干系人都可以提出變更請求,但所有的變更請求必須以書面形式記錄,并納入變更管理計劃中。所有的變更必須經(jīng)相關(guān)流程(人員)審批后,項目組才能執(zhí)行。審批結(jié)果分為同意或拒絕。
1.3下發(fā)進場通知
項目組確定進場時間后,以項目組名義向成員企業(yè)下發(fā)項目組進場通知,通知成員企業(yè)提前做好以下工作:
1、提供辦公場所。主要包括:辦公室、網(wǎng)絡(luò)、投影機、打印機、飲水機和電話等。
2、提供后勤保障。主要包括:就餐、住宿和用車。
3、擇時安排項目啟動會。
二、系統(tǒng)建設(shè)
該階段定義為:項目組正式進入成員企業(yè)后,全面展開項目實施,直到系統(tǒng)正式上線。該階段主要工作是制定詳細(xì)項目計劃、指導(dǎo)管理項目實施和項目風(fēng)險管理。根據(jù)該階段工作類型及其關(guān)聯(lián)性,將按照先后順利進行描述,其中一些工作是相互交替循環(huán)進行的。主要工作如下:
2.1召開項目啟動會
根據(jù)進場通知要求,項目組進場后,立即或擇時召開項目啟動會。會議由項目經(jīng)理主持,成員企業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)、各業(yè)務(wù)部門(財務(wù)、銷售、采購、生產(chǎn)、綜合管理、質(zhì)檢、水泥熟料分廠)負(fù)責(zé)人和關(guān)鍵用戶一起參加。會議主要議程:
1、主持人介紹項目組成員、項目背景和當(dāng)前概況。
2、現(xiàn)場經(jīng)理(甲方或乙方)介紹項目目標(biāo)、實施主計劃、成員企業(yè)投入資源等。
3、各業(yè)務(wù)部門講話,談?wù)剬椖康钠谕?/p>
4、公司領(lǐng)導(dǎo)(總經(jīng)理或副總)總結(jié)性發(fā)言,提要求和表決心。
5、主持人宣布會議結(jié)束。
2.2制定系統(tǒng)上線前主計劃
系統(tǒng)上線前主計劃是管理和指導(dǎo)系統(tǒng)上線前工作的基準(zhǔn),計劃管理非常重要,應(yīng)該給予足夠的重視。通常要求,在現(xiàn)場經(jīng)理或現(xiàn)場經(jīng)理的主持下,實施方項目經(jīng)理編寫并提交上線前工作計劃初稿,項目組全體人員參與,對該計劃進行討論、分析和分解。確定后的主計劃分解成每天日工作計劃,用于指導(dǎo)項目現(xiàn)場管理。
2.3系統(tǒng)解決方案確認(rèn)
該解決方案定義為推廣實施成員企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)解決方案,是在該項目總體解決方案的框架下,根據(jù)企業(yè)的實際管理水平,進行一次業(yè)務(wù)流程重組優(yōu)化和系統(tǒng)解決方案實現(xiàn)。是項目總體解決方案的細(xì)化和系統(tǒng)實現(xiàn)落地。建議采取集中討論的方式進行確認(rèn),可以通過召開會議的形式。以項目組的名義發(fā)起會議,由現(xiàn)場經(jīng)理主持,公司總經(jīng)理或副總、業(yè)務(wù)部門責(zé)任人(財務(wù)、銷售、采購、綜合、質(zhì)檢、生產(chǎn)、水泥熟料分廠)和關(guān)鍵用戶參加。通過會議達(dá)成以下共識:
1、大家對解決方案的認(rèn)可。包括:現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程在系統(tǒng)中的實現(xiàn)方式,系統(tǒng)中設(shè)置的管控點,項目組的工作方法和計劃等。
2、特殊業(yè)務(wù)處理流程,系統(tǒng)外審批流程及審批表單。
3、硬件網(wǎng)絡(luò)改造方案。
4、應(yīng)急方案和內(nèi)部支持體系。
上述內(nèi)容,可以根據(jù)項目的實際情況和會議情景進行有重點的討論,形成決議,做好紀(jì)要,及時簽發(fā)。
2.4系統(tǒng)測試
根據(jù)確認(rèn)后的業(yè)務(wù)解決方案,項目組安排相關(guān)人員對方案進行系統(tǒng)測試,并形成測試報告。通過測試及時地發(fā)現(xiàn)問題、分析和解決問題,從而降低項目風(fēng)險。
2.5數(shù)據(jù)準(zhǔn)備
數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是一項非常重要的工作,甚至關(guān)系到項目成敗,其完成情況直接影響到項目進度。建議安排專人來負(fù)責(zé)完成,并且作為每天項目小結(jié)必須檢查的內(nèi)容。具體工作如下:
1、靜態(tài)數(shù)據(jù):組織結(jié)構(gòu)、參數(shù)配置、客商信息和財務(wù)期初數(shù)據(jù)
2、動態(tài)數(shù)據(jù):根據(jù)系統(tǒng)上線要求,項目組要在上線前,補錄財務(wù)期末數(shù)據(jù)到上線前時間點之間的數(shù)據(jù),具體包括:客商、收支款、已發(fā)生的業(yè)務(wù)單據(jù)等。
2.6硬件網(wǎng)絡(luò)改造
根據(jù)系統(tǒng)解決方案,項目組將基于現(xiàn)有的IT環(huán)境,并根據(jù)未來的業(yè)務(wù)流程和ERP崗位設(shè)置來提交硬件網(wǎng)絡(luò)改造方案。主要包括以下幾點:
1、網(wǎng)絡(luò):建議辦公區(qū)和生活區(qū)網(wǎng)絡(luò)分開,辦公區(qū)100M專網(wǎng)。
2、硬件:ERP崗位電腦、打印機、UPS電源、備用電腦和打印機
3、機房:配備專用網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器機柜,24小時不間斷電源,空調(diào)。
2.7用戶培訓(xùn)
培訓(xùn)工作是系統(tǒng)上線前的一項重要的工作,是知識轉(zhuǎn)移的過程,培訓(xùn)效果直接影響到系統(tǒng)上線后應(yīng)用的情況,因為培訓(xùn)對象都是系統(tǒng)的使用者。這里的培訓(xùn)對象一般業(yè)務(wù)主管和最終用戶,培訓(xùn)內(nèi)容主要是基于系統(tǒng)上線后的業(yè)務(wù)崗位系統(tǒng)操作和特殊業(yè)務(wù)處理。期間可以根據(jù)項目實際情況,適時地安排面向中層以上人員的信息化管理理念相關(guān)培訓(xùn)。具體工作如下:
1、搭建培訓(xùn)環(huán)境:硬件環(huán)境(教室、服務(wù)器、電腦、網(wǎng)絡(luò)和打印機)、軟件環(huán)境(系統(tǒng)、帳套、數(shù)據(jù)和案例)。
2、編寫培訓(xùn)教材:PPT、ERP崗位操作手冊、特殊業(yè)務(wù)處理方法。
3、下發(fā)培訓(xùn)通知:培訓(xùn)計劃、ERP崗位人員、培訓(xùn)要求。
4、培訓(xùn)考試:培訓(xùn)結(jié)束后,要進行考試,可以集中考試也可以到實際崗位上進行。
2.8創(chuàng)建內(nèi)部支持體系
在系統(tǒng)上線前,通過對成員企業(yè)的了解和培訓(xùn),結(jié)合應(yīng)急方案和特殊業(yè)務(wù)處理方法,建立企業(yè)內(nèi)部支持體系。該體系的建立是系統(tǒng)上線后穩(wěn)定運行的重要保障。建議:提前規(guī)劃,發(fā)現(xiàn)、選拔和培訓(xùn)合適的人員,并給予必要的激勵。主要包括以下幾點:
1、問題處理機制:從問題提出、分析、處理和反饋要做到及時和高效。
2、溝通機制:ERP崗位人員、關(guān)鍵用戶和相關(guān)干系人的意見和建議,項目組都要做好溝通。
3、注意內(nèi)部體系建設(shè)的可行性和穩(wěn)定性。
2.9模擬上線
上述工作完成后,待ERP崗位電腦分配到崗位后,要進模擬上線。要求ERP崗位人員在測試系統(tǒng)環(huán)境下進行根據(jù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)進行實際業(yè)務(wù)操作。通過模擬上線,以達(dá)到驗證業(yè)務(wù)解決方案和檢查系統(tǒng)的目的。主要以下事項:
1、模擬上線需要用戶做二套賬:手工專題或原有系統(tǒng)下和測試系統(tǒng)下。會增加用戶的工作量,需要做好相關(guān)溝通。
2、模擬上線的時間不易太長。
3、模擬運行期間,項目組要定期到ERP崗位上進行指導(dǎo)和培訓(xùn),并收集問題和改進意見。
2.10系統(tǒng)初始化
系統(tǒng)初始化工作是指在正式系統(tǒng)環(huán)境下,進行上線前的系統(tǒng)配置和靜態(tài)數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作。主要工作包括以下幾點:
1、財務(wù)期初數(shù)據(jù)錄入:財務(wù)期初、銷售期初、采購期初。
2、系統(tǒng)設(shè)置:參數(shù)設(shè)置和模板設(shè)置(錄入模板、打印模板和查詢模板)。
3、創(chuàng)建ERP用戶名和對應(yīng)崗位權(quán)限分配。
2.11上線前檢查
根據(jù)上述工作完成情況,對系統(tǒng)正式上線前進行檢查,主要包括以下幾點:
1、下發(fā)系統(tǒng)上線前流程變更通知。
2、檢查上線前準(zhǔn)備工作。
2.12系統(tǒng)正式上線
各項工作準(zhǔn)備完成后,項目組根據(jù)系統(tǒng)上線計劃安排到位,系統(tǒng)準(zhǔn)時上線。主要包括以下幾點:
1、動態(tài)數(shù)據(jù)補錄。
2、下發(fā)和張貼上線流程變更通知。
3、項目組成員按計劃分工提前到位。
三、上線后支持
該階段定義為正式系統(tǒng)上線之后,項目組正式離開成員企業(yè)之前,項目組進行上線后系統(tǒng)支持。該階段主要工作是保障上線系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。主要工作如下:
3.1安排值班
根據(jù)項目實踐經(jīng)驗,為了保障系統(tǒng)上線后穩(wěn)定運行,為企業(yè)信息化管理和ERP崗位人員操作樹立信心,項目組將分為二組采取7*24小時值班。
3.2啟動內(nèi)部支持體系
系統(tǒng)上線后,可能由于系統(tǒng)剛上線的不穩(wěn)定和ERP崗位人員操作不熟悉,會出現(xiàn)各種問題。因此,對系統(tǒng)運行中出現(xiàn)的問題,項目組應(yīng)啟用內(nèi)部支持體系,要求及時地處理系統(tǒng)上線后出現(xiàn)的問題,并做好問題處理的記錄。
3.3跟蹤系統(tǒng)
為了驗證系統(tǒng)準(zhǔn)確性、穩(wěn)定性和安全性,項目組安排專人試點單位的硬件、網(wǎng)絡(luò)、輸入輸出終端進行檢查。同時,安排專人對系統(tǒng)執(zhí)行中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行核對。包括:客商信息、品種、金額、數(shù)量、價格和余額等。
3.4報表啟用
根據(jù)成員企業(yè)管理需求和集團總部集中管控要求,項目組應(yīng)加快報表開發(fā)進度,及時地啟用成員企業(yè)中層及以上管理者的報表。在啟用之前,項目組安排一次相關(guān)的報表操作培訓(xùn),并下發(fā)報表操作手冊。
3.5用戶權(quán)限管理
系統(tǒng)上線后,項目組應(yīng)根據(jù)集團總部、區(qū)域公司和成員企業(yè)的管理要求,對試點單位管理崗位和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中創(chuàng)建用戶名,并分配相應(yīng)的操作權(quán)限。
3.6運維體系建立
為了保證ERP系統(tǒng)的穩(wěn)定運行、用戶操作問題得到快速解答、規(guī)范工作流程、明確責(zé)任,制定運維體系。創(chuàng)建問題處理匯總集。
四、項目組離場
該階段定義為系統(tǒng)穩(wěn)定運行后,項目組正式離場。該階段主要工作是如何保證項目組離場后系統(tǒng)正常運行。主要工作如下:
4.1評估系統(tǒng)運行情況
一般在系統(tǒng)上線后,經(jīng)過項目組7*24小時值班,系統(tǒng)運行基本上趨于穩(wěn)定。項目組要開始評估系統(tǒng)運情況,主要包括以下幾點:
1、數(shù)據(jù)質(zhì)量;
2、內(nèi)部支撐體系;
3、ERP崗位人員操作情況;
4、報表應(yīng)用情況。
4.2離場培訓(xùn)
根據(jù)項目實踐經(jīng)驗,在正式系統(tǒng)應(yīng)用一段時間(一周或二周)以后,組織一次ERP崗位人員培訓(xùn),往往效果比較好??梢宰鳛镋RP應(yīng)用提升培訓(xùn)或離場前培訓(xùn)。
4.3離場匯報會
正式離場前,建議召開離場匯報會。由現(xiàn)場經(jīng)理主持,由公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵用戶和ERP崗位代表參加。通過會議,達(dá)成以下共識:
1、系統(tǒng)運行基本穩(wěn)定:數(shù)據(jù)、操作、適用性。
2、內(nèi)部支持體系啟用正常。
3、系統(tǒng)持續(xù)優(yōu)化計劃。
4.4安排值班人員
根據(jù)項目實踐經(jīng)驗,為了保證項目組離場后,系統(tǒng)運行的平穩(wěn)過渡,項目組離場采取分批次離場。項目組主體離場后,要安排好項目組留守人員的值班工作。
4.5正式離場
根據(jù)系統(tǒng)運行情況,并綜合考慮成員企業(yè)運維體系、崗位操作熟練程度、公司管理者適應(yīng)性和業(yè)務(wù)處理規(guī)范程度等,確定正式離場時間。確定后及時通知成員企業(yè)和相關(guān)人員,正式離場。
五、持續(xù)優(yōu)化
該階段定義為項目管理的項目收尾,推廣階段的單個成員企業(yè)的項目收尾工作是項目整體收尾管理的一部分,是為項目整理交付做準(zhǔn)備的。主要工作如下:
5.1項目總結(jié)
由現(xiàn)場經(jīng)理主持,項目成員參與對該項目實施過程進行項目總結(jié),主要是為了總結(jié)經(jīng)驗,分享心得,提升管理。其中項目實施過程中的過程文檔是重要的項目資料,是知識轉(zhuǎn)移的載體。對成員企業(yè)來說,文檔管理需要做到以下幾點:
1、靜態(tài)文檔:培訓(xùn)資料、會議紀(jì)要、硬件網(wǎng)絡(luò)改造方案、特殊業(yè)務(wù)流程處理方法和審批表單等。要進行梳理,做好后續(xù)提升的基礎(chǔ)。
2、動態(tài)文檔:操作手冊、問題記錄表、系統(tǒng)配置文檔等。要進行更新和記錄,是系統(tǒng)穩(wěn)定運行的保障。
3、項目文檔管理成為公司文檔管理的一部分,常態(tài)化,安排專人負(fù)責(zé)。
5.2知識轉(zhuǎn)移
推廣階段成員企業(yè)的項目驗收是項目整體驗收的一部分,項目組要做好驗收前各項準(zhǔn)備工作。主要工作包括:
1、核實項目范圍和項目成果。
2、項目工作任務(wù)書和項目驗收標(biāo)準(zhǔn)。
3、查詢項目變更和過程文檔。
5.3應(yīng)用提升
系統(tǒng)上線運行一段時間后,管理者會提出一些新的管理需求和信息化管理的期望,ERP崗位人員也會根據(jù)實際操作提出一些改進的建議。這樣就要求對系統(tǒng)進行持續(xù)優(yōu)化。主要包括一下幾點:
1、ERP崗位考核,下發(fā)ERP崗位作業(yè)指導(dǎo)書。
2、業(yè)務(wù)流程重組和優(yōu)化。
3、系統(tǒng)模板優(yōu)化(錄入、打印和查詢)。
4、系統(tǒng)審批流實現(xiàn)。
5、為其他關(guān)聯(lián)項目做好準(zhǔn)備。
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