國(guó)家積極倡導(dǎo)促進(jìn)文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)發(fā)展的這幾年，也是北京天下鳳凰文化傳播有限公司(以下簡(jiǎn)稱北京天下鳳凰)轉(zhuǎn)型及快速發(fā)展的關(guān)鍵時(shí)間段。時(shí)至今日，服務(wù)于互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)諸多頂級(jí)客戶，并已具有相當(dāng)規(guī)模的北京天下鳳凰面對(duì)不斷變化的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)格局，面臨新的選擇。
作為在中國(guó)起步較晚的文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)，近幾年來(lái)產(chǎn)業(yè)增長(zhǎng)明顯。行業(yè)低端市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，高端市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)聚焦優(yōu)秀的創(chuàng)意設(shè)計(jì)能力和豐富的重大項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，這為優(yōu)秀品牌的壯大和成為集中方向提供了良好的機(jī)遇。而已經(jīng)具備高端市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)兩大特點(diǎn)的北京天下鳳凰，此時(shí)也正面臨從自然生長(zhǎng)向穩(wěn)步提升發(fā)展的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。
于是，在北京天下鳳凰總經(jīng)理?xiàng)顤|海的心目中，在擁有做成諸多行業(yè)經(jīng)典項(xiàng)目成就感的同時(shí)，也有著實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，以更高起點(diǎn)謀求長(zhǎng)足發(fā)展的焦慮。這其中小到日常運(yùn)作中的千頭萬(wàn)緒：無(wú)法清晰地核算及有效控制項(xiàng)目成本;財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)分割，數(shù)據(jù)孤島;供應(yīng)商付款管理不規(guī)范;旗下四個(gè)公司沒(méi)有辦法進(jìn)行統(tǒng)一的財(cái)務(wù)核算等等。大到實(shí)現(xiàn)服務(wù)升級(jí)，以更大的視野不斷提升服務(wù)前沿行業(yè)領(lǐng)先客戶的能力，贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)先機(jī)。
在多年尋找解決方案未果之后，2017年北京天下鳳凰邂逅 SAP Business ByDesign。也正是得益于這款融匯全球最佳實(shí)踐的云解決方案所給予的信心，使得一個(gè)「小而美」公司穩(wěn)步壯大的夢(mèng)想，此時(shí)已經(jīng)轉(zhuǎn)化成了北京天下鳳凰觸手可及的目標(biāo)。
快速成長(zhǎng)下的管理極限
北京天下鳳凰文化傳播有限公司成立于2006年，主要業(yè)務(wù)包括組織文化藝術(shù)交流活動(dòng)，承辦展覽展示，會(huì)議服務(wù)，市場(chǎng)營(yíng)銷策劃，設(shè)計(jì)、制作及廣告代理等等。早年服務(wù)于汽車、旅游等行業(yè)客戶，曾經(jīng)策劃及執(zhí)行過(guò)數(shù)個(gè)業(yè)內(nèi)知名的項(xiàng)目，包括煙雨張家界、鳳凰藝術(shù)年年展等。2012年，公司轉(zhuǎn)型至深耕互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)，6年來(lái)，服務(wù)了包括百度在內(nèi)的多家互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)先企業(yè)，在業(yè)內(nèi)贏得口碑的同時(shí)，公司的規(guī)模和營(yíng)收也得到了大幅的增長(zhǎng)。
尤其是在2016、2017兩年間，公司的服務(wù)項(xiàng)目由原來(lái)的幾十個(gè)增加到150個(gè)以上，團(tuán)隊(duì)規(guī)模翻倍。與之相應(yīng)的是公司上下游供應(yīng)商數(shù)量上升至100多個(gè)，營(yíng)業(yè)額近一個(gè)億。
在這種背景下，公司對(duì)內(nèi)管理和對(duì)外業(yè)務(wù)拓展遇到了諸多挑戰(zhàn)。首當(dāng)其沖的是成本的控制管理。對(duì)于公司的活動(dòng)業(yè)務(wù)，常規(guī)從項(xiàng)目開(kāi)始到結(jié)束都會(huì)有一個(gè)立項(xiàng)單，包括客戶的基本信息以及項(xiàng)目的所有成本。由于活動(dòng)在執(zhí)行的過(guò)程中，具體項(xiàng)目的變化因素會(huì)比較多，數(shù)據(jù)孤島的問(wèn)題日益嚴(yán)重。150多個(gè)立項(xiàng)單涉及到采購(gòu)和付款，如果不能實(shí)時(shí)地體現(xiàn)這種變化，采購(gòu)和財(cái)務(wù)誤操作的可能性就會(huì)比較大，在天下鳳凰也曾經(jīng)發(fā)生過(guò)錯(cuò)付款、重復(fù)提交采購(gòu)申請(qǐng)這樣的事情。
與此同時(shí)，人工管理或者單個(gè)系統(tǒng)管理帶來(lái)的管理透明化障礙，使得業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)溝通的工作量非常大，賬務(wù)核對(duì)麻煩且復(fù)雜。當(dāng)然，還有一個(gè)力量不可忽視，那就是北京天下鳳凰在服務(wù)行業(yè) TOP 公司的過(guò)程中，客戶公司管理的規(guī)范，以及對(duì)于服務(wù)品質(zhì)，服務(wù)響應(yīng)的高要求，也成為推動(dòng)北京天下鳳凰規(guī)范化管理的主要?jiǎng)恿Α?/p>
在尋找解決方案的過(guò)程中，北京天下鳳凰接觸過(guò)一些管理軟件，但最終發(fā)現(xiàn)并不能解決公司核心的問(wèn)題。一個(gè)偶然的機(jī)會(huì)，同是 SAP 用戶的知名營(yíng)銷傳播公司 Topline 的一位管理者向楊東海極力推薦 SAP 系統(tǒng)。一方面基于標(biāo)桿同行的自發(fā)推薦;另一方面楊東海個(gè)人曾經(jīng)為 SAP 公司提供過(guò)相應(yīng)的服務(wù)，對(duì)其管理理念、管理系統(tǒng)有良好的印象。
更重要的是，SAP Business ByDesign 在開(kāi)展系統(tǒng)性復(fù)雜項(xiàng)目管理方面具有突出優(yōu)勢(shì)。依托 SAP 四十多年豐富經(jīng)驗(yàn)的積累、重塑財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)流程的能力，以及基于領(lǐng)先商業(yè)分析技術(shù)，提高企業(yè)決策和行動(dòng)效率的深入洞察，使得原本就對(duì) SAP 品牌頗有好感的楊東海，有了「夢(mèng)里尋他千百度，驀然回首，那人卻在燈火闌珊處」的輕松。
而提供項(xiàng)目實(shí)施服務(wù)的北京奧維奧科技有限公司長(zhǎng)期致力于企業(yè)管理信息化建設(shè)。作為SAP的合作伙伴，奧維奧憑借優(yōu)秀業(yè)績(jī)和眾多成功上線的樣板客戶多次獲得 SAP 授予的最佳實(shí)施服務(wù)商的榮譽(yù)。
于是，北京天下鳳凰與奧維奧團(tuán)隊(duì)合作實(shí)施 SAP Business ByDesign 成為水到渠成的事情。
立竿見(jiàn)影的項(xiàng)目成果
在接受采訪時(shí)，北京天下鳳凰 SAP Business ByDesign 實(shí)施上線不久，但系統(tǒng)上線的一些效應(yīng)，已經(jīng)通過(guò)操作方式的改變顯現(xiàn)了出來(lái)。
效應(yīng)一：整合性。首先，SAP Business ByDesign 系統(tǒng)，可以將各分子機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)整合到同一個(gè)系統(tǒng)中，使得北京天下鳳凰旗下的四家公司，可以通過(guò)一個(gè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行核算。同時(shí)，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流的打通，使得財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門核對(duì)的工作量大大減少，提高了工作效率。
效應(yīng)二：透明度。SAP Business ByDesign 幫天下鳳凰實(shí)現(xiàn)了所有業(yè)務(wù)在系統(tǒng)中清晰可控的運(yùn)轉(zhuǎn)。項(xiàng)目進(jìn)展、人員投入、成本費(fèi)用、項(xiàng)目往來(lái)清晰可見(jiàn)。尤其是項(xiàng)目的收入及成本歸集，使得項(xiàng)目中的財(cái)務(wù)往來(lái)更加清晰。而對(duì)于項(xiàng)目組和項(xiàng)目人員的考評(píng)考核，通過(guò)系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)的獲取信息，進(jìn)行分析。撇開(kāi)了以往人手一張表格，做一項(xiàng)工作就填一項(xiàng)，經(jīng)過(guò)一個(gè)時(shí)間段再進(jìn)行匯總分析的方式。方便團(tuán)隊(duì)績(jī)效考核的同時(shí)，對(duì)團(tuán)隊(duì)的科學(xué)管理也提供了數(shù)據(jù)依據(jù)。
效應(yīng)三：規(guī)范化。系統(tǒng)對(duì)操作提出了更高的要求，規(guī)避了人為影響的因素，團(tuán)隊(duì)工作效率也得到前所未有的提升。讓楊東海比較有感覺(jué)的是公司員工的費(fèi)用審批流程，以及外部供應(yīng)商的付款流程、發(fā)票流程。通過(guò)流程優(yōu)化和重塑，工作下沉到了各個(gè)部門，在總經(jīng)理這個(gè)結(jié)點(diǎn)，只需結(jié)合公司實(shí)際情況對(duì)流程做出審批即可。這不僅減少了工作，也使得公司的管理層可以隨時(shí)查看企業(yè)運(yùn)營(yíng)情況，及時(shí)做出符合市場(chǎng)現(xiàn)狀的決策。
除了系統(tǒng)本身功能帶來(lái)的效益，實(shí)施團(tuán)隊(duì)奧維奧顧問(wèn)在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，對(duì)于北京天下鳳凰的主要業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理和優(yōu)化。同時(shí)，基于北京天下鳳凰業(yè)務(wù)特點(diǎn)，對(duì)于「立項(xiàng)單」可修改等個(gè)性化需求，在原有系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行了修改和定制開(kāi)發(fā)。
對(duì)北京天下鳳凰來(lái)說(shuō)，2018年年底雖然忙碌，但基于 SAP 系統(tǒng)產(chǎn)出的效應(yīng)，讓企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)相對(duì)以往有序且效率得到了很大的提升。而仍處于動(dòng)態(tài)優(yōu)化中的諸多業(yè)務(wù)流程，也使得2019年對(duì)于北京天下鳳凰來(lái)說(shuō)，比往年更值得期待。
以管理規(guī)范及服務(wù)品質(zhì)成就“小而美”公司的穩(wěn)步成長(zhǎng)
運(yùn)營(yíng)企業(yè)十幾年，楊東海深刻意識(shí)到中國(guó)中小企業(yè)的發(fā)展及管理，基本上都會(huì)經(jīng)歷從不規(guī)范到規(guī)范的成長(zhǎng)過(guò)程。但當(dāng)企業(yè)成長(zhǎng)到一定的程度，尤其是處于從生存向發(fā)展過(guò)渡的節(jié)點(diǎn)上，精細(xì)化管理、提高工作效率是企業(yè)快速成長(zhǎng)的根基;而企業(yè)主勢(shì)必要從業(yè)務(wù)的管理者向企業(yè)管理者轉(zhuǎn)型;財(cái)務(wù)管理也需要能夠滿足企業(yè)發(fā)展的訴求，保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)的規(guī)范合法化。而這一切，都需要有一個(gè)有著成熟前瞻管理理念、完善的功能、敏捷易操作的管理系統(tǒng)來(lái)提供支持。
楊東海的夢(mèng)想是能象一些德國(guó)企業(yè)那樣，成就一家高品質(zhì)的公司，不一定是一座商業(yè)帝國(guó)，但可以成為細(xì)分領(lǐng)域的樣板。這應(yīng)該也是其選擇具有德國(guó)血統(tǒng)的 SAP 系統(tǒng)的理由之一。而可預(yù)見(jiàn)的是，SAP Business ByDesign 的上線，為這個(gè)夢(mèng)想轉(zhuǎn)化為一個(gè)發(fā)展的目標(biāo)，提供了新起點(diǎn)。
數(shù)字化要一盤(pán)棋更要各自為戰(zhàn)
分享到微信 ×
打開(kāi)微信，點(diǎn)擊底部的“發(fā)現(xiàn)”，
使用“掃一掃”即可將網(wǎng)頁(yè)分享至朋友圈。