企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)，是產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)，更是企業(yè)管理水平之間的競(jìng)爭(zhēng)。產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)是有形可量化的，企業(yè)間管理競(jìng)爭(zhēng)則是無(wú)形并難以量化。正是如此，管理制度的執(zhí)行與落地也成為企業(yè)管理者費(fèi)心盡力的重要工作之一。在國(guó)內(nèi)精細(xì)化工領(lǐng)域頗有建設(shè)的南京威爾化工有限公司(以下簡(jiǎn)稱南京威爾化工)可以說(shuō)是深有體會(huì)。
南京威爾化工源自金陵石化的民營(yíng)企業(yè)，于2000年改制成立，在醚類和酯類合成技術(shù)方面世界領(lǐng)先，在醫(yī)藥輔料、原料藥中間體、合成潤(rùn)滑基礎(chǔ)油、特種聚醚和特殊表面活性劑領(lǐng)域在國(guó)內(nèi)處于領(lǐng)先地位。由于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以技術(shù)出身為主，企業(yè)高層更看重技術(shù)帶動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。
正是協(xié)同的引入，讓企業(yè)原本不強(qiáng)的管理思想得到加強(qiáng)，讓原有管理制度得到切實(shí)執(zhí)行，也讓領(lǐng)導(dǎo)看到了協(xié)同的價(jià)值。南京威爾化工信息化主管、協(xié)同項(xiàng)目負(fù)責(zé)人俞清對(duì)協(xié)同深有感觸。
偶然引入帶來(lái)管理實(shí)效
南京威爾化工引入致遠(yuǎn)協(xié)同軟件，可以說(shuō)是偶然。2007年7月，威爾化工準(zhǔn)備引入ERP來(lái)提升企業(yè)業(yè)務(wù)管理水平。在選型階段，為了加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)與溝通，威爾化工才一并引進(jìn)了協(xié)同OA和ERP兩套軟件。
2007年11月，威爾化工開始實(shí)施致遠(yuǎn)協(xié)同軟件，并于轉(zhuǎn)年4月正式上線。在1年多使用中，功能最簡(jiǎn)單的基礎(chǔ)版讓威爾化工感覺到了協(xié)同系統(tǒng)的實(shí)用簡(jiǎn)單，并考慮進(jìn)一步深化應(yīng)用。經(jīng)過(guò)產(chǎn)品功能、軟件穩(wěn)定性、廠商服務(wù)能力等多方面評(píng)估之后，2009年南京威爾化工決定將使用中的致遠(yuǎn)A6基礎(chǔ)版升級(jí)到企業(yè)版，增加并發(fā)數(shù)，并將企業(yè)內(nèi)部管理制度以表單形式落地到實(shí)際管理中。
人是有惰性的，成為習(xí)慣的工作方式有時(shí)候很難改掉。尤其是在致遠(yuǎn)A6協(xié)同表單實(shí)施推廣過(guò)程中，要求流程固定，模版固定，這就給已經(jīng)習(xí)慣較為松散管理模式的人員帶來(lái)不小沖擊。一位員工的改變映襯了威爾化工推廣的成功。
在致遠(yuǎn)A6表單實(shí)施期間，威爾化工一位員工A開始并不樂意使用協(xié)同。他曾振振有詞說(shuō)：手寫不一樣嗎，還能增加同事之間的溝通和交流。當(dāng)他某天需要完成一個(gè)多部門協(xié)作的文件時(shí)，A用紙質(zhì)文檔完成了第一個(gè)節(jié)點(diǎn)，并送往其他部門進(jìn)行流轉(zhuǎn)。正好此時(shí)A外出培訓(xùn)學(xué)習(xí)，一周后回來(lái)發(fā)現(xiàn)文件還在第二個(gè)節(jié)點(diǎn)壓著，他相當(dāng)氣憤，就去質(zhì)問(wèn)第二個(gè)節(jié)點(diǎn)的員工B。
B恰好正在和俞清商討致遠(yuǎn)A6的技術(shù)問(wèn)題，B不知是為了推卸責(zé)任還是真的才收到，說(shuō)：你們部門才給我啊，再說(shuō)不是協(xié)同OA有表單嗎?你要是發(fā)OA，誰(shuí)的責(zé)任不就一清二楚了?A無(wú)言卻覺得是俞清給他找茬。
過(guò)了幾天，A找到俞清：聽說(shuō)OA蠻智能的，我需要幾個(gè)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，你看能否找到。A所需的統(tǒng)計(jì)以往很難得出準(zhǔn)確答案，因?yàn)樵胁灰?guī)律統(tǒng)計(jì)本來(lái)就相當(dāng)繁瑣，但俞清利用A6的歸檔統(tǒng)計(jì)從容應(yīng)對(duì)，逐一解決。正當(dāng)?shù)靡庵畷r(shí)，卻出現(xiàn)一個(gè)統(tǒng)計(jì)出錯(cuò)。俞清仔細(xì)研究后發(fā)現(xiàn)，出錯(cuò)原因是差A(yù)的那張紙質(zhì)文件中數(shù)據(jù)，加上之后依舊完全正確。A再次無(wú)言……
從那以后，A徹底為致遠(yuǎn)A6協(xié)同所折服，OA無(wú)用論在也沒有被提及。A也因年終小結(jié)中充分利用OA帶給他個(gè)人進(jìn)步和工作進(jìn)步的小結(jié)得了一份最佳總結(jié)獎(jiǎng)。
2010年2月，南京威爾化工的企業(yè)版正式上線，給企業(yè)在內(nèi)部協(xié)調(diào)、溝通管理上提供了新的驅(qū)動(dòng)力與潤(rùn)滑劑。
企業(yè)內(nèi)部銜接更流暢
眾所周知，汽車變速箱需要靠各檔位齒輪的嚙合才能把發(fā)動(dòng)機(jī)動(dòng)力以最適宜的扭矩和轉(zhuǎn)速輸出，汽車也才能夠以平穩(wěn)的狀態(tài)運(yùn)行。企業(yè)管理同樣如此，需要內(nèi)部各部門有效地配合與銜接，才能實(shí)現(xiàn)高效地運(yùn)作。而A6協(xié)同在企業(yè)內(nèi)部管理起到的作用，正如同變速箱中的機(jī)油，讓整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)更加流暢，減少了摩擦與損耗。
威爾化工的生產(chǎn)以產(chǎn)定合同、以銷定產(chǎn)居多，一些特殊產(chǎn)品會(huì)采用采取少量生產(chǎn)的方式。因此，退貨的情況也比較普遍，而退貨原因則多種多樣：如包裝損壞或者生產(chǎn)部門在生產(chǎn)過(guò)程的瑕疵，而質(zhì)檢部門沒有發(fā)現(xiàn)…因此，威爾化工的退貨流程往往是牽涉多個(gè)部門。
以前這個(gè)退貨流轉(zhuǎn)時(shí)間特別長(zhǎng)，效率也比較低。經(jīng)常是客戶催我們的銷售，銷售再催其他部門。而其他部門之間你推我、我推你。今天轉(zhuǎn)到那邊，明天轉(zhuǎn)到這邊，結(jié)果轉(zhuǎn)來(lái)轉(zhuǎn)去效率很低?？蛻艟陀X得我一個(gè)產(chǎn)品因?yàn)槟悴缓细?，最后我讓你查原因，你半個(gè)月、一個(gè)月都查不出來(lái)究竟是什么情況?這也影響了我們公司的形象。俞清這樣描述當(dāng)時(shí)情況。
因?yàn)檫@種相互推諉，當(dāng)時(shí)南京威爾化工處理一個(gè)退貨申請(qǐng)，通常需要半個(gè)月，最長(zhǎng)甚至超過(guò)了一個(gè)半月。
利用致遠(yuǎn)A6協(xié)同表單制作的退貨處置表則極大地改善了流程的處理效率。首先是各部門處理更加積極了。因?yàn)槊總€(gè)節(jié)點(diǎn)收到協(xié)同、處理協(xié)同都有明確時(shí)間標(biāo)示，消滅了部門推脫借口，而且流程節(jié)點(diǎn)上的各部門不好意思在本節(jié)點(diǎn)長(zhǎng)時(shí)間拖壓。這在無(wú)形之中加快了流程的執(zhí)行效率。
其次，各部門信息對(duì)稱更加容易了。退貨處置表涉及到質(zhì)量管理部、技術(shù)部、生產(chǎn)部、銷售部等多個(gè)部門。由于部門條塊分割，部門之間缺乏互動(dòng)與反饋，往往退貨處置表最后不會(huì)回到發(fā)起人手中。如果發(fā)起人想了解具體退貨原因，就需要一個(gè)部門、一個(gè)部門去溝通;如果是中間某一節(jié)點(diǎn)人員想知道后續(xù)意見，同樣需要自己去追問(wèn)。這勢(shì)必影響內(nèi)部執(zhí)行的效率。
利用致遠(yuǎn)A6協(xié)同的退貨處置表表單，在申請(qǐng)發(fā)起到各節(jié)點(diǎn)流轉(zhuǎn)完畢的過(guò)程中，只要處理過(guò)該申請(qǐng)的節(jié)點(diǎn)，都可以隨時(shí)查看申請(qǐng)的具體進(jìn)度和其他部門的反饋，只要表單被某一節(jié)點(diǎn)處理完畢，就自動(dòng)知會(huì)已處理該協(xié)同的各節(jié)點(diǎn)，并自動(dòng)通知下一結(jié)點(diǎn)進(jìn)行處理。在此過(guò)程中，各部門可隨時(shí)可以查詢各節(jié)點(diǎn)的處理方法、處理意見和態(tài)度，不再需要分別詢問(wèn)，并可隨時(shí)就關(guān)心問(wèn)題在表單上發(fā)表意見，增強(qiáng)內(nèi)部互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部信息對(duì)稱。
再次，加強(qiáng)了統(tǒng)計(jì)歸檔能力。由于客戶退貨原因多樣，以往進(jìn)行分析會(huì)很費(fèi)力，需要把單據(jù)整理出來(lái)，一張張地去分析原因。同時(shí)，紙質(zhì)文檔易遺漏、丟失，不便查詢，這也給統(tǒng)計(jì)分析工作帶來(lái)了阻礙。因此，即使以年度為單位來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，仍需要花費(fèi)4~5天來(lái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，低效率減慢了威爾化工的對(duì)客戶的響應(yīng)速度。
致遠(yuǎn)A6協(xié)同的表單歸檔與查詢，讓紙質(zhì)表單的各種問(wèn)題一掃而光。自動(dòng)歸檔讓各種表單不再有丟失之虞，而且統(tǒng)計(jì)功能也讓現(xiàn)在的年度分析半天即可完成，大大提高了工作效率。
通過(guò)退貨處理表單的使用，現(xiàn)在退貨處理在一周內(nèi)即可處理完畢，不僅效率提高了3倍，客戶對(duì)威爾化工的滿意度也大大提高。
回顧致遠(yuǎn)A6協(xié)同企業(yè)版上線一年多來(lái)的使用成效，俞清最大的感慨是通過(guò)A6運(yùn)行的管理制度執(zhí)行效率明顯比比依然通過(guò)紙質(zhì)文件執(zhí)行的效率要高很多。更重要的是，致遠(yuǎn)A6協(xié)同在潛移默化中提高了企業(yè)的管理水平。以往不按照制度處理、看人情面子來(lái)安排處理事情的優(yōu)先級(jí)等現(xiàn)象屢有發(fā)生，而隨著協(xié)同OA系統(tǒng)的深入人心，現(xiàn)在很多工作，人們第一反應(yīng)就是發(fā)協(xié)同，大家覺得協(xié)同發(fā)出來(lái)之后就是按章辦事。我收到這個(gè)協(xié)同，我處理了，現(xiàn)在處理工作是看事不看人，執(zhí)行效力也大大提高，企業(yè)內(nèi)部管理制度的落地也得到了切實(shí)執(zhí)行俞清描述道。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
分享到微信 ×
打開微信，點(diǎn)擊底部的“發(fā)現(xiàn)”，
使用“掃一掃”即可將網(wǎng)頁(yè)分享至朋友圈。