由中國輕工業(yè)機械總公司投資興建，專業(yè)從事飲料、啤酒灌裝機械設(shè)備設(shè)計開發(fā)與制造的安徽中辰輕工機械有限公司，聯(lián)手上海復(fù)旦協(xié)達(dá)軟件，采用CTOP系列協(xié)同軟件平臺，建立了高效率的協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)了 其務(wù)實、高效的企業(yè)管理理念。
合肥中辰——成長的煩惱
位于安徽省合肥市國家級經(jīng)濟(jì)技術(shù)開發(fā)區(qū)，占地總面積近百畝的合肥中辰輕工機械有限公司，是專業(yè)從事飲料、啤酒灌裝機械設(shè)備設(shè)計、開發(fā)與制造的酒飲裝備行業(yè)骨干企業(yè)。其加工能力、技術(shù)水平與產(chǎn)品質(zhì)量在國內(nèi)同行業(yè)處于領(lǐng)先地位。
隨著企業(yè)規(guī)模的擴大，內(nèi)部的辦公流程、客戶資源管理、人員配置等管理層面來上的問題日益凸現(xiàn)。尤其是制造企業(yè)業(yè)務(wù)流程上存在的問題成了阻礙企業(yè)發(fā)展的瓶頸。從中辰的銷售定單開始，其業(yè)務(wù)流程大致要經(jīng)過合同評審、生產(chǎn)排產(chǎn)、物料需求核算、價格確定、簽訂合同、多層審批、供應(yīng)商交貨直至加工出廠等諸多環(huán)節(jié)。過去，由于各個部門信息溝通沒有統(tǒng)一的渠道，加上原有流程存在缺陷，使得以上各個環(huán)節(jié)之的傳遞時間大大加長，如果遇到臨時更改合同等突發(fā)事件，一個定單至少需要數(shù)月才能最終完成。由此造成了企業(yè)無法及時響應(yīng)客戶需要而延誤商機等諸多問題。
同時，由于中辰內(nèi)部人員眾多、機構(gòu)復(fù)雜，公司日常辦公文件數(shù)量大、審批層次多。以物資采購為例，由于涉及大量資金進(jìn)出，公司采用的是層級審批制度。一個普通合同，要經(jīng)過多人審批才能生效。這種審批制度，不但給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)加重負(fù)擔(dān)，也造成了效率低下，責(zé)任不清等問題。
與此同時，中辰人深刻感受到，知識是現(xiàn)代企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源動力。最為輕工制造行業(yè)的龍頭企業(yè)，中辰渴望建立一項企業(yè)知識的積累、共享、利用機制。在人力資源管理上，中辰有一套完整的用人制度及考核標(biāo)準(zhǔn)。要切實履行公司的人力資源項制度，發(fā)揮知識管理的作用，中辰需要一套專業(yè)的軟件系統(tǒng)。
協(xié)同應(yīng)用——效率的源泉
如上所述，如何實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部信息的暢快溝通，如何優(yōu)化原有的業(yè)務(wù)流程，打造一個高效的協(xié)同管理環(huán)境，從而提高企業(yè)整體執(zhí)行力，成了擺在中辰管理者面前的一個難題。今年夏天，合肥輕工機械制造公司通過層層篩選，結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)流程特點及信息化建設(shè)的實際情況，最終選擇了復(fù)旦協(xié)達(dá) CTOP 系列協(xié)同軟件產(chǎn)品，由此開啟了高效的協(xié)同管理之路。
根據(jù)中辰的實際情況，通過打造一個協(xié)同信息化平臺，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化成了所有變革的切入點。協(xié)達(dá)CTOP的應(yīng)用，徹底打破了中辰以往從員工、基層管理者、中層管理者到最高管理者這個金字塔形的組織結(jié)構(gòu)。通過信息傳遞渠道的扁平化，讓每一個使用者直接面對各項工作任務(wù)，實現(xiàn)了零層管理。
如今，中辰公司從日常辦公到后勤服務(wù)，從請示匯報到預(yù)算計劃，已經(jīng)完全沒有以前填單子，跑部門的麻煩。上班后，部門員工只需打開電腦，一天的待辦事務(wù)就在眼前，原來涉及幾個部門辦理審批的事件，協(xié)同管理系統(tǒng)幾分鐘內(nèi)即可處理完畢。中辰機械行政事業(yè)部的工作人員對此感受頗深：以前，由于部門事務(wù)煩多而且瑣碎，天天忙的團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)不說，工作效率總是提高不了?，F(xiàn)在好了，用了協(xié)同，不但我們的工作流程優(yōu)化了，而且還能及時和相關(guān)部門進(jìn)行溝通。
作為國內(nèi)首套SOA協(xié)同軟件，復(fù)旦CTOP在應(yīng)用上的另一個優(yōu)點就是工作流管理的靈活和開放。在中辰的實施過程中，通過CTOP可視化定制，員工可以按照需要，隨時設(shè)定電子表格，通過鼠標(biāo)拖動節(jié)點，與上下游企業(yè)輕松進(jìn)行各項信息交流和業(yè)務(wù)溝通。信息傳遞暢通了，上下溝通便捷了，市場反映迅速了。由此庫存減少了，資產(chǎn)占用也就少;周轉(zhuǎn)速度快了，資金運用靈活了。在一定的時間內(nèi)，協(xié)同管理使企業(yè)整體效能得到了前所未有的發(fā)揮，中辰機械在這個平臺上充分展示了企業(yè)特色。
后記：合肥中辰的協(xié)同嘗試，只是協(xié)達(dá)CTOP系列產(chǎn)品眾多應(yīng)用中的一個縮影。與任何一個合作伙伴一樣，協(xié)同軟件倡導(dǎo)的協(xié)同合作，達(dá)成高效的管理理念，將在今后企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展道路上，發(fā)揮重要作用。
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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