上海葡萄城信息技術(shù)有限公司(以下簡(jiǎn)稱：GrapeCity)推出的預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)獲得眾多跨國(guó)企業(yè)認(rèn)可，在先靈葆雅、默沙東、羅氏診斷、日立、妮維雅等公司成功應(yīng)用后，日前又在巴德醫(yī)療成功上線。
一、客戶背景
巴德公司是一家致力于推廣具有世界領(lǐng)先水平醫(yī)療技術(shù)和產(chǎn)品的跨國(guó)企業(yè)，其業(yè)務(wù)范圍涵蓋血管、泌尿、腫瘤和專業(yè)外科等醫(yī)療領(lǐng)域適用的醫(yī)療器械的開(kāi)發(fā)、生產(chǎn)和銷售。在開(kāi)發(fā)供單個(gè)病人應(yīng)用的手術(shù)器材和專業(yè)護(hù)理器材方面，巴德公司在行業(yè)中始終處于領(lǐng)先的位置，主要產(chǎn)品線包括：外科補(bǔ)片、PICC、植入式輸液港、血管支架、擴(kuò)張球囊、人工血管、濾器、消融導(dǎo)管、多導(dǎo)生理儀、活檢槍針、腎造瘺產(chǎn)品、輸尿管支架、導(dǎo)尿管、各種手術(shù)導(dǎo)管與導(dǎo)絲。
自1996年進(jìn)入中國(guó)之后，巴德公司在IT建設(shè)方面亦投入心力，并與GrapeCity達(dá)成長(zhǎng)期合作，共同攻克醫(yī)療企業(yè)IT難題。
二、業(yè)務(wù)難題
GrapeCity的顧問(wèn)通過(guò)對(duì)巴德醫(yī)療詳盡的需求調(diào)研，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題主要集中在以下方面：
l 報(bào)銷周期過(guò)長(zhǎng) 巴德醫(yī)療原有的手工報(bào)銷方式需要銷售填寫報(bào)銷單據(jù)后，連同發(fā)票一起快遞到總部，經(jīng)相關(guān)人員審批后再由財(cái)務(wù)將數(shù)據(jù)導(dǎo)入Oracle JDE進(jìn)行支付。若審批人員出差、休假，或遞交的發(fā)票、單據(jù)有誤，整個(gè)周期還將無(wú)限延長(zhǎng)。
l 預(yù)支管理不便 銷售出差經(jīng)常會(huì)伴隨借款發(fā)生，尤其巴德醫(yī)療的員工在入職之初就能根據(jù)各自權(quán)限申請(qǐng)一筆永久預(yù)支款，這筆款項(xiàng)在離職時(shí)予以結(jié)算。手工處理方式下，借款及還款對(duì)于當(dāng)事人和財(cái)務(wù)處理人員都相當(dāng)不便。
l 報(bào)銷過(guò)程存在重復(fù)工作 大多數(shù)醫(yī)療企業(yè)在財(cái)務(wù)報(bào)銷的最后環(huán)節(jié)都利用ERP進(jìn)行支付，囿于手工處理方式，財(cái)務(wù)人員不得不重新輸入單據(jù)號(hào)、金額明細(xì)等內(nèi)容，從實(shí)際效果看這部分工作完全屬于重復(fù)勞動(dòng)。
l 報(bào)表查詢不便 對(duì)于管理者而言，以往手工報(bào)銷方式并不能隨時(shí)全面地了解、查詢費(fèi)用的實(shí)際使用情況，也不能及時(shí)統(tǒng)計(jì)異常報(bào)銷單、未合規(guī)報(bào)銷單的提交人數(shù)。
三、解決方案重點(diǎn)
GrapeCity的預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)著重解決企業(yè)內(nèi)部費(fèi)用管控難題，強(qiáng)化了以下功能：
1. 預(yù)算管理：系統(tǒng)提供的接口可以分別從預(yù)算系統(tǒng)導(dǎo)入個(gè)人預(yù)算以及其他系統(tǒng)產(chǎn)生的報(bào)銷費(fèi)用，并且在同一張報(bào)表中進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。通過(guò)該功能，申請(qǐng)人和審批人都能隨時(shí)了解預(yù)算使用情況。
2. 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)：系統(tǒng)加強(qiáng)了數(shù)據(jù)間的關(guān)聯(lián)性，將差旅申請(qǐng)、預(yù)支申請(qǐng)與報(bào)銷進(jìn)行關(guān)聯(lián)。通過(guò)下拉表單即可顯示所有出差及預(yù)支申請(qǐng)，申請(qǐng)人可以方便地選擇差旅費(fèi)用需要關(guān)聯(lián)的申請(qǐng)單據(jù)并充抵對(duì)應(yīng)的預(yù)支單據(jù)。
3. 流程管理：系統(tǒng)除將審批流程電子化之外，還另有自動(dòng)加簽功能。當(dāng)報(bào)銷金額超出申請(qǐng)人的限額時(shí)，系統(tǒng)給出超標(biāo)提醒并根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則自動(dòng)加簽審批人，從而確保報(bào)銷合規(guī)。另外，系統(tǒng)還具有代理功能，審批人可將審批權(quán)限委托給他人，保證審批能及時(shí)進(jìn)行。
4. 條形碼管理：申請(qǐng)人打印報(bào)銷申請(qǐng)單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)賦予單據(jù)條形碼。財(cái)務(wù)人員接收單據(jù)后，只需用電子掃描槍掃描條形碼，系統(tǒng)即彈出相應(yīng)單據(jù)，不再需要手動(dòng)輸入單據(jù)號(hào)，節(jié)省了相關(guān)人員的工作量。
5. 報(bào)表管理：根據(jù)巴德醫(yī)療實(shí)際需求，定制了實(shí)際費(fèi)用、報(bào)銷未合規(guī)統(tǒng)計(jì)、報(bào)銷周期、預(yù)算實(shí)際比較、招待禮品明細(xì)、實(shí)際招待禮品統(tǒng)計(jì)、異常報(bào)銷單、協(xié)議酒店住宿金額、月度報(bào)銷、退單、月度報(bào)銷統(tǒng)計(jì)等多張報(bào)表，幫助管理者全面分析、掌握企業(yè)日常及業(yè)務(wù)營(yíng)運(yùn)情況。
6. 與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接：出納完成報(bào)銷后，會(huì)計(jì)可以直接導(dǎo)出付款憑證并批量導(dǎo)入JDE系統(tǒng)進(jìn)行付款操作，避免在JDE中重復(fù)輸入的工作。
四、客戶收益
預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)不僅實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公的理想，更為巴德醫(yī)療帶來(lái)諸多收益：
• 提高效率 系統(tǒng)提供離線填寫模式，即使出差在外地的員工也能及時(shí)將費(fèi)用單據(jù)上傳總公司審批，保證資金運(yùn)轉(zhuǎn)。審批的過(guò)程不再需要員工拿著單據(jù)在各審批人辦公室、財(cái)務(wù)部門之間來(lái)回折返，系統(tǒng)通過(guò)郵件提醒審批者有亟待審批的單據(jù)，即使審批者出差在外，也不影響報(bào)銷流程的運(yùn)轉(zhuǎn)，避免了拖沓。
• 提升審批透明度 系統(tǒng)通過(guò)權(quán)限設(shè)置提供不同級(jí)別的查詢功能。普通員工可以看到自己所有申報(bào)的費(fèi)用報(bào)銷紀(jì)錄，并可點(diǎn)擊查看單項(xiàng)費(fèi)用的審批紀(jì)錄。主管按部門可查詢自己權(quán)責(zé)范圍之內(nèi)的所有差旅辦公費(fèi)用等紀(jì)錄，而更高層領(lǐng)導(dǎo)者則可查看公司全體員工的報(bào)銷情況，從而了解每一筆支出的用途。
• 降低運(yùn)營(yíng)成本 系統(tǒng)設(shè)有費(fèi)用預(yù)算管理這一功能項(xiàng)，提供預(yù)算與實(shí)際成本的對(duì)比報(bào)表，有助于主管了解在哪些方面支出超過(guò)了預(yù)算，可節(jié)約不必要的浪費(fèi)，從而降低企業(yè)總體運(yùn)營(yíng)成本。
五、 GrapeCity醫(yī)療行業(yè)解決方案
GrapeCity針對(duì)醫(yī)療器材行業(yè)已形成一整套管理解決方案，包括：分銷商管理系統(tǒng)、注冊(cè)證管理系統(tǒng)、預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、招投標(biāo)管理系統(tǒng)、渠道管理系統(tǒng)、工具管理系統(tǒng)、工程師售后服務(wù)系統(tǒng)、電子標(biāo)簽(RFID)解決方案等，并且在強(qiáng)生醫(yī)療器材、美敦力、巴德醫(yī)療、辛迪思、貝朗、施樂(lè)輝、柯達(dá)醫(yī)療等多家全球知名醫(yī)療企業(yè)成功實(shí)施上線，均獲得顯著收益。
數(shù)字化要一盤棋更要各自為戰(zhàn)
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