有調(diào)查統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，40%以上的OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目交付超過(guò)期限與預(yù)算，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用率不夠55%，而OA辦公系統(tǒng)實(shí)施失敗率高達(dá)35%。OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀如此堪憂(yōu)，讓很多人大跌眼鏡。
有調(diào)查統(tǒng)計(jì)發(fā)現(xiàn)，40%以上的OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目交付超過(guò)期限與預(yù)算，OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用率不夠55%，而OA辦公系統(tǒng)實(shí)施失敗率高達(dá)35%。OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)狀如此堪憂(yōu)，讓很多人大跌眼鏡。
幸好，在國(guó)內(nèi)OA辦公系統(tǒng)市場(chǎng)普遍成功率不高、實(shí)施后缺乏有效推廣、應(yīng)用率低下的背景下，國(guó)內(nèi)也有一些OA(萬(wàn)戶(hù)OA官網(wǎng)： www.whir.net)領(lǐng)軍企業(yè)卻有著百分百的應(yīng)用成功率，以萬(wàn)戶(hù)OA為代表。究其原因，一方面是這些OA辦公系統(tǒng)廠商無(wú)一例外都非常關(guān)注客戶(hù)最實(shí)際的需求，并開(kāi)發(fā)客戶(hù)最易用的產(chǎn)品，另一方面則是因?yàn)橛袕?qiáng)大的實(shí)施與交付體系的支撐。
而從萬(wàn)戶(hù)的成功經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，要想OA辦公系統(tǒng)做到成功應(yīng)用，有以下五大保障：OA辦公系統(tǒng)的定位、OA辦公系統(tǒng)專(zhuān)員的設(shè)置、授權(quán)、制度化保障和正向激勵(lì)，具體如下：
一、OA辦公系統(tǒng)的定位問(wèn)題
萬(wàn)戶(hù)發(fā)現(xiàn)，對(duì)OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目的定位將決定項(xiàng)目的價(jià)值貢獻(xiàn)和發(fā)展，由于缺乏對(duì)OA辦公系統(tǒng)本質(zhì)的了解，絕大部分用戶(hù)都把OA辦公系統(tǒng)當(dāng)成了一個(gè)階段性項(xiàng)目，沒(méi)有意識(shí)到，如果能充分重視OA辦公系統(tǒng)，OA辦公系統(tǒng)將成為一個(gè)強(qiáng)大的戰(zhàn)略實(shí)施的支撐平臺(tái)。
二、OA辦公系統(tǒng)專(zhuān)員的設(shè)置
因?yàn)槎ㄎ坏膯?wèn)題，所以很少有用戶(hù)能為OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展設(shè)計(jì)專(zhuān)門(mén)的崗位，如果把OA辦公系統(tǒng)定位在一個(gè)軟件，那么對(duì)管理專(zhuān)員要求不必太高，只需完成數(shù)據(jù)備份，定時(shí)升級(jí)即可。但如果是將OA辦公系統(tǒng)定位在組織管理和戰(zhàn)略實(shí)施平臺(tái)，那么OA辦公系統(tǒng)的發(fā)展將影響到整個(gè)組織能力的提升，萬(wàn)戶(hù)建議此時(shí)的管理專(zhuān)員就需要由一個(gè)有多年工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)情況，具備協(xié)調(diào)組織能力、至少是對(duì)組織管理充滿(mǎn)興趣的人來(lái)?yè)?dān)任。另外，萬(wàn)戶(hù)提醒道，隨著OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的深化，要設(shè)置的崗位可能還有：部門(mén)知識(shí)管理員、HR部門(mén)或企管辦執(zhí)行力和文化建設(shè)的監(jiān)督員來(lái)配合。
三、授權(quán)
即使設(shè)置了專(zhuān)人來(lái)管理系統(tǒng)，但OA辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用仍然會(huì)遭遇諸多困難。很多人天生就會(huì)對(duì)任何改變習(xí)慣的行為進(jìn)行抵制。對(duì)于OA辦公系統(tǒng)這一新的信息化工具的使用，他們也許會(huì)有諸多借口，如沒(méi)有時(shí)間學(xué)習(xí)、如不習(xí)慣用電腦來(lái)處理事務(wù)......這個(gè)時(shí)候，用戶(hù)必須對(duì)OA辦公系統(tǒng)管理專(zhuān)員充分授權(quán)，讓他在不過(guò)度實(shí)施干擾正常業(yè)務(wù)的前提下，擁有絕對(duì)威信，并對(duì)不遵照實(shí)施規(guī)定的員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)靥幜P。
四、制度化保障
通常，如果要在一個(gè)組織中推出一個(gè)重要的舉措，那么就不是僅僅通過(guò)公告告知那么簡(jiǎn)單的了，而是需要制定相關(guān)制度來(lái)固化。對(duì)于OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用這一組織行為變革，則更需制度來(lái)保障。萬(wàn)戶(hù)建議用戶(hù)可以建立相關(guān)制度來(lái)保障OA辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，讓OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用逐漸成為員工的一種習(xí)慣。
五、正向激勵(lì)
如果變革沒(méi)有好處，誰(shuí)愿意變?為了讓員工有更多的意愿去使用OA辦公系統(tǒng)，適當(dāng)?shù)募?lì)并不可少。這會(huì)讓員工從應(yīng)用OA辦公系統(tǒng)中感受到更多的樂(lè)趣。通過(guò)實(shí)踐，萬(wàn)戶(hù)總結(jié)出了以下辦法：可以結(jié)合知識(shí)管理設(shè)置知識(shí)貢獻(xiàn)獎(jiǎng)，可以征求對(duì)流程的建議給流程優(yōu)化獎(jiǎng)，可以鼓勵(lì)員工在論壇分享競(jìng)爭(zhēng)情報(bào)，鼓勵(lì)管理建議，獎(jiǎng)勵(lì)部門(mén)文檔管理水平率先達(dá)標(biāo)的團(tuán)隊(duì)，第一個(gè)使用關(guān)聯(lián)項(xiàng)目進(jìn)行跨部門(mén)協(xié)同的動(dòng)態(tài)團(tuán)隊(duì)......這些都能有效調(diào)動(dòng)員工使用OA辦公系統(tǒng)的積極性，更好更快的融入到OA辦公系統(tǒng)的使用中。
正是以上方法讓萬(wàn)戶(hù)OA在應(yīng)用過(guò)程中沖破重重困難，獲得用戶(hù)的依賴(lài)。而徹底融入用戶(hù)日常運(yùn)營(yíng)的萬(wàn)戶(hù)OA也創(chuàng)造出了顯著的價(jià)值，通過(guò)搭建高效的協(xié)同平臺(tái)，有力提高了用戶(hù)工作效率、節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本、規(guī)范企業(yè)管理、提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，加強(qiáng)員工凝聚力，讓用戶(hù)充分感受到信息化建設(shè)帶來(lái)的諸多好處，使其發(fā)展邁上新的臺(tái)階。
數(shù)字化要一盤(pán)棋更要各自為戰(zhàn)
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