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對(duì)于廣大藥企來(lái)說(shuō)，研發(fā)是一個(gè)極為重要的業(yè)務(wù)板塊，而在研發(fā)環(huán)節(jié)，采購(gòu)也是必不可少的一個(gè)部分。依托數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)研發(fā)采購(gòu)的效率提升，是當(dāng)前醫(yī)藥研發(fā)領(lǐng)域一個(gè)不可逾越課題。

業(yè)務(wù)與采購(gòu)需求痛點(diǎn)介紹

從我所在企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)講，目前公司的業(yè)務(wù)以生物研發(fā)和藥物轉(zhuǎn)化為主。在研發(fā)的整體過(guò)程中，采購(gòu)模式具有周期長(zhǎng)、變化大等特點(diǎn)，而且在實(shí)施過(guò)程中，還會(huì)涉及到跨年等情況，往往投入的金額也比較巨大。相對(duì)來(lái)說(shuō)，如果預(yù)算足夠多，那項(xiàng)目的開(kāi)展就會(huì)更容易。但是對(duì)于天境生物而言，董事會(huì)與財(cái)務(wù)都提出了強(qiáng)管控的要求，因此在這樣的背景下，將采購(gòu)與公司的運(yùn)營(yíng)目標(biāo)相結(jié)合，就需要開(kāi)展相應(yīng)的項(xiàng)目來(lái)實(shí)現(xiàn)。

另外我們還設(shè)有海外分部，很多系統(tǒng)的用戶大部分是美國(guó)人，基于文化、習(xí)慣的不同，對(duì)于國(guó)內(nèi)系統(tǒng)他們有不適應(yīng)性，集中體現(xiàn)在系統(tǒng)語(yǔ)言的翻譯方面。而且在公司強(qiáng)管控的要求下，在進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng)或者下單時(shí)，會(huì)被要求輸入很多內(nèi)容，這對(duì)于海外用戶也是一大挑戰(zhàn)。所以在重重困難下，我們希望能夠選擇一個(gè)產(chǎn)品或者解決方案，來(lái)對(duì)現(xiàn)有的采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行替換。我們的做法是選擇與四大其中之一進(jìn)行合作，將整個(gè)采購(gòu)流程從頭至尾梳理一遍，明確需求是怎樣產(chǎn)生的，以及經(jīng)過(guò)的審批環(huán)節(jié)、涉及的業(yè)務(wù)主體等，進(jìn)而推動(dòng)項(xiàng)目的實(shí)施。

相信很多業(yè)內(nèi)同仁都曾經(jīng)歷過(guò)，在研發(fā)項(xiàng)目中，簽訂的付款節(jié)點(diǎn)經(jīng)常會(huì)發(fā)生變化，所以對(duì)于項(xiàng)目管理的要求很高，如何將合同的付款周期的變化體現(xiàn)在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，這對(duì)于我們來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的難點(diǎn)。此外因?yàn)槭桥R床試驗(yàn)的項(xiàng)目，還要符合GXP等規(guī)范，如何將供應(yīng)商的資質(zhì)與審計(jì)納入到系統(tǒng)中，保證業(yè)務(wù)的合規(guī)，也是系統(tǒng)必須滿足的條件。只有將業(yè)務(wù)、供應(yīng)商、審計(jì)、合規(guī)各個(gè)板塊的人員納入到系統(tǒng)中，才更容易在整個(gè)系統(tǒng)中貫穿起來(lái)。

流程梳理與優(yōu)化

對(duì)于預(yù)算的管理，我們的財(cái)務(wù)對(duì)于每一個(gè)采購(gòu)需求都需經(jīng)過(guò)多重的扣點(diǎn)和凍結(jié)，只有完全符合公司戰(zhàn)略層，或者是管理層同意，符合財(cái)務(wù)目標(biāo)的情況下，才能繼續(xù)推進(jìn)，這也就導(dǎo)致了在審批流轉(zhuǎn)的過(guò)程中，要把財(cái)務(wù)預(yù)算模塊深入集成到整個(gè)采購(gòu)當(dāng)中。在流程梳理時(shí)，我們將所有的流程都進(jìn)行了梳理：由于我們是初創(chuàng)公司，所以管理層對(duì)于采購(gòu)需求的審批是親力親為的，因此公司內(nèi)有很多管理層的需求決策會(huì)議，過(guò)去這樣的會(huì)議上DOA的金額較低，隨著企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，這樣的決策方式嚴(yán)重影響了公司的發(fā)展節(jié)奏，所以我們的采購(gòu)流程優(yōu)化，首先對(duì)于DOA審批結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，其次將審批會(huì)議的機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化，以提升采購(gòu)項(xiàng)目的效率。

好的流程是系統(tǒng)落地的基石，所以我們分為兩個(gè)步驟開(kāi)展流程優(yōu)化，第一就是在流程設(shè)計(jì)完成后，將流程進(jìn)行宣貫，讓所有的用戶理解為什么流程和DOA變成了現(xiàn)在這樣。第二在用戶充分理解的基礎(chǔ)上，再把流程細(xì)化的到系統(tǒng)中。下方展示的是一個(gè)流程圖，可能在采購(gòu)的早期，只是一個(gè)購(gòu)買(mǎi)的想法，這個(gè)想法需要經(jīng)過(guò)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的審批，通過(guò)后要看財(cái)務(wù)的預(yù)算是否能夠滿足，所有審批通過(guò)后，才進(jìn)入到采購(gòu)的過(guò)程。在采購(gòu)的過(guò)程中，往往在采購(gòu)需求與合同之間會(huì)有一個(gè)模糊的界限，無(wú)法確定是先有合同還是先有采購(gòu)需求。通過(guò)調(diào)研，我們發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)需求經(jīng)過(guò)完整的審批之后，可以與供應(yīng)商簽訂合同，等到服務(wù)、產(chǎn)品、數(shù)量等關(guān)鍵因素確定后，再進(jìn)行采購(gòu)。

熟悉ERP的朋友們都知道，在ERP中有PR和PO兩個(gè)概念，其中PO更傾向于執(zhí)行層面，PR更傾向于審批。所以我們將這兩步合并在一起，在一個(gè)步驟里實(shí)現(xiàn)。由于研發(fā)項(xiàng)目的特性，往往項(xiàng)目進(jìn)行到一半，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不好，就需要有一個(gè)高效的機(jī)制將實(shí)驗(yàn)相關(guān)的部分和PO單停止，因?yàn)樽雠R床試驗(yàn)，用藥是有持續(xù)性的，如果不馬上執(zhí)行停止動(dòng)作，有很長(zhǎng)的延展性可能會(huì)產(chǎn)生花銷，就會(huì)造成公司資金的浪費(fèi)。所以我們?cè)O(shè)置了一個(gè)put on hold的流程，一旦管理層做出了停止的決策，就會(huì)在系統(tǒng)層面把相關(guān)的PO凍結(jié)。

收貨這個(gè)步驟有些是用戶做，有些是采購(gòu)做，有些是共享中心或者財(cái)務(wù)來(lái)做，我們認(rèn)為應(yīng)該由用戶來(lái)做，因?yàn)橹挥杏脩糇约褐朗裁磿r(shí)間服務(wù)才是完成狀態(tài)。當(dāng)收貨完成后，才對(duì)預(yù)算進(jìn)行扣減。后面就是比較標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)票收集和校驗(yàn)。過(guò)去的郵寄，現(xiàn)在變?yōu)榧闪薕CR和電子發(fā)票的自動(dòng)處理功能。付款環(huán)節(jié)如果大家使用的是ERP系統(tǒng)，可以根據(jù)發(fā)票自動(dòng)跑出付款周期，并進(jìn)行付款。

系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)

在整體的流程確定后，我們也做了廣泛選型，但最終還是決定采用自開(kāi)發(fā)的方式來(lái)打造系統(tǒng)，市面上的云產(chǎn)品和低代碼平臺(tái)更適用于標(biāo)準(zhǔn)化的流程，開(kāi)發(fā)周期與實(shí)施周期都比較短，成本也可控。如果流程比較特殊的話，不管使用哪個(gè)產(chǎn)品，成本和實(shí)施的難度都比較大。由于我們現(xiàn)在使用了OA系統(tǒng)，所以我們決定在OA平臺(tái)上進(jìn)行深度開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)整套流程。其中有一個(gè)好處是預(yù)算控制模塊也在其中，能夠進(jìn)行高效的集成。

要進(jìn)行預(yù)算管控，必然在年初或者年底有一個(gè)大的預(yù)算資金池，我們?cè)谟袠I(yè)務(wù)需求時(shí)，會(huì)對(duì)預(yù)算進(jìn)行凍結(jié)，之后與供應(yīng)商簽訂合同，當(dāng)合同簽完后，金額與預(yù)估的業(yè)務(wù)需求金額一定會(huì)有差異，會(huì)進(jìn)行第二輪凍結(jié)。真正的扣減產(chǎn)生在收貨時(shí)，只有發(fā)票到了，才是真實(shí)的金額，當(dāng)然在整個(gè)過(guò)程中，也會(huì)有一定的容差，這就是我們近期在做的事情，也是一個(gè)真實(shí)的案例。