荷蘭匯盈投資亞洲有限公司一直將數(shù)字化視為其業(yè)務(wù)發(fā)展的重要部分。此次與 SAP Concur 合作，旨在提高其財務(wù)和預(yù)算管理能力。憑借 SAP Concur 平臺的自動化差旅費(fèi)用審批和報銷流程，荷蘭匯盈投資的財務(wù)團(tuán)隊可以節(jié)約更多時間，專注于更具價值的重要工作。不僅如此，它在幫助財務(wù)團(tuán)隊擴(kuò)展大中華業(yè)務(wù)的同時，還將提高制定預(yù)算規(guī)劃的可見性和透明度。
荷蘭匯盈投資亞洲有限公司 (簡稱APG Asia) 是荷蘭養(yǎng)老基金資產(chǎn)管理公司( APG Asset Management N.V. )旗下的香港子公司，目前管理著亞太地區(qū)的多個資本市場和另類投資組合，總資產(chǎn)超過250億美元。目前，APG Asia的亞洲團(tuán)隊約有100名專業(yè)人士。
荷蘭匯盈投資亞洲有限公司財務(wù)總監(jiān) Catherine Suen 表示：“使用 SAP Concur 系統(tǒng)是公司邁向財務(wù)數(shù)字化的關(guān)鍵一步，它為財務(wù)部門和業(yè)務(wù)提升帶來的價值令我感到滿意。我們期待在未來探索更多 SAP Concur 的服務(wù)，助力公司業(yè)務(wù)蓬勃發(fā)展。”
自動化助力精益團(tuán)隊的財務(wù)職能專注于業(yè)務(wù)擴(kuò)展
近兩年，APG Asia在亞洲的員工數(shù)量增長了近一倍，且70%的員工屬于常年在國外出差的專業(yè)投資團(tuán)隊。其傳統(tǒng)的報銷流程成為精益財務(wù)團(tuán)隊的一大負(fù)擔(dān)。為了應(yīng)對企業(yè)快速的業(yè)務(wù)擴(kuò)張，滿足員工的差旅報銷需求，財務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為了APG Asia的當(dāng)務(wù)之急。對此，公司選擇使用 SAP Concur 打造數(shù)字化費(fèi)用報銷流程，通過節(jié)省財務(wù)團(tuán)隊和其他員工的時間，讓他們更加專注于業(yè)務(wù)增長。SAP Concur 還幫助該公司財務(wù)團(tuán)隊標(biāo)準(zhǔn)化費(fèi)用報銷系統(tǒng)，助其輕松在大中華區(qū)的新辦事處使用。
在APG Asia，差旅費(fèi)用在人事支出中占很大部分。過去，財務(wù)團(tuán)隊需要全年不間斷地處理差旅費(fèi)用報銷事項。他們采用的是傳統(tǒng)的手動差旅申請和費(fèi)用報銷審批流程，員工需要在每次出差前填寫線上表單以提前獲得批準(zhǔn)，同時在每次出差后還需要在電子表單中注明報銷費(fèi)用明細(xì)并附上紙質(zhì)收據(jù)。通過實(shí)施使用 SAP Concur 系統(tǒng)，APG Asia整合其差旅審批和費(fèi)用報銷系統(tǒng)與移動平臺，實(shí)現(xiàn)了核查流程自動化并自動生成數(shù)字化報告。
Catherine Suen表示：“擁有 SAP Concur 系統(tǒng)就像擁有一個額外的內(nèi)部團(tuán)隊成員。”通過自動化費(fèi)用管理解決方案代替人工流程，大大減少了員工查詢有關(guān)費(fèi)用報銷程序的進(jìn)展，從而讓財務(wù)團(tuán)隊專注于更具價值的財務(wù)責(zé)任。
便捷員工并簡化流程
APG Asia過去所采用的傳統(tǒng)流程要求主管在每份報銷單上簽字，但由于這些主管也是經(jīng)常出差的商務(wù)人士，審批流程往往會被延宕，有時甚至需要一個月之久。通過使用 SAP Concur 系統(tǒng)，APG Asia實(shí)現(xiàn)了全報銷流程的無紙化。員工只需用手機(jī)拍攝發(fā)票和收據(jù)信息，并在 SAP Concur 移動應(yīng)用程序中提交報銷申請。Catherine Suen表示:“員工可以通過網(wǎng)站或移動應(yīng)用程序提交報銷申請，主管在系統(tǒng)中接收實(shí)時通知，并借助移動應(yīng)用程序在差旅途中隨時審批報銷單，對團(tuán)隊中的費(fèi)用總支出一目了然。與過去相比，這為團(tuán)隊節(jié)省了大量時間。”
APG Asia全體員工都在使用 SAP Concur 平臺，其整體財務(wù)報銷流程大大簡化。通過將企業(yè)信用卡與SAP Concur 整合，支付信息在交易完成后的兩到三天內(nèi)即可轉(zhuǎn)移到員工賬戶中。
提供視角，驅(qū)動見解
SAP Concur 系統(tǒng)可自動整合并生成費(fèi)用報告，讓財務(wù)團(tuán)隊對報銷流程有更高的透明度。APG Asia財務(wù)團(tuán)隊還將 SAP Concur 系統(tǒng)與其外部會計團(tuán)隊協(xié)同使用，進(jìn)一步降低額外協(xié)調(diào)和手動數(shù)據(jù)管理的成本，提高了財務(wù)透明度和工作效率。
SAP Concur 咨詢式智能分析幫助團(tuán)隊實(shí)現(xiàn)總費(fèi)用支出的透明化，部門主管只需單擊一下，便可輕松查詢部門的支出成本。SAP Concur 個性化的操作頁面可以讓團(tuán)隊更加深入地了解費(fèi)用明細(xì)，為制定未來的預(yù)算規(guī)劃提供有力支持。此外，Concur 系統(tǒng)中還儲存著準(zhǔn)確且系統(tǒng)化的全年差旅支出數(shù)據(jù)，為企業(yè)制定科學(xué)的管理決策提供深入洞察。
Catherine Suen強(qiáng)調(diào)：“SAP Concur 系統(tǒng)中存儲著準(zhǔn)確且系統(tǒng)化的全年差旅費(fèi)用數(shù)據(jù)，為我們提供了很多信息參考，幫助我們更加深入地了解差旅支出，從而有助于推動管理人員預(yù)算決策。”
轉(zhuǎn)型的最終目的 -提質(zhì)降本增效
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