中國古代的建筑工藝最為人所驚嘆的便是“榫卯結(jié)構(gòu)”，用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓に嚻鹾厦鞔_的需求，而財務(wù)的“工匠精神”亦是如此。財務(wù)工具的升級，在提供便利之余更是加深合規(guī)的意識烙印。當(dāng)合規(guī)性成為“潛意識”，費用管控將深植人心;而業(yè)務(wù)需求與費用管理也成為了彼此的榫(榫頭)與卯(榫眼)。
源自日本的豪雅(上海)光學(xué)有限公司(以下簡稱：“豪雅上海”)正是全球光學(xué)鏡片行業(yè)中的佼佼者，公司成立于2003年，總部位于上海，在國內(nèi)主要銷售眼鏡光學(xué)鏡片以及提供相關(guān)產(chǎn)品的技術(shù)咨詢和售后服務(wù)等。
（圖片來源：SAP Concur）
豪雅上海以強(qiáng)大的研發(fā)能力和優(yōu)良的品質(zhì)性能，秉持日系工匠精神，致力于光學(xué)鏡片的創(chuàng)新和開拓，為不同視覺需求的消費者提供多方位的視力解決方案。在費用及成本開支方面，公司立志“開源節(jié)流”實行費用精細(xì)化管理，積極引用創(chuàng)新技術(shù)。高級財務(wù)經(jīng)理張璐同樣堅持“工匠精神”。于她而言，財務(wù)管理的價值在于以有限、有量的數(shù)據(jù)和資金，尋找更低投入、更高回報的財務(wù)新價值。“選擇SAP Concur，就是因為財務(wù)管理團(tuán)隊相信選擇專業(yè)的解決方案，可以在工作效率、財務(wù)分析、合規(guī)管控等方面為公司創(chuàng)造更大價值。“
看不見的費用之冗
豪雅上海在國內(nèi)是一家以銷售光學(xué)鏡片業(yè)務(wù)為主的貿(mào)易公司，擁有大約150名員工。銷售團(tuán)隊和市場部門的員工會經(jīng)常往返于國內(nèi)多個城市做客戶維護(hù)和市場調(diào)研。日常差旅費用總數(shù)額較大，主要集中在交通費、住宿費和客戶招待費等，占公司總差旅費用支出的80%左右。面對頻繁的差旅需求，傳統(tǒng)的差旅預(yù)訂和紙質(zhì)報銷模式難以滿足，因此豪雅上海需要對整個差旅報銷流程及模式進(jìn)行轉(zhuǎn)型。
（圖片來源：SAP Concur）
首先，報銷流程延遲滯后。原有的報銷流程耗時較長，員工要整理所有紙質(zhì)單據(jù)及填寫備注，核銷步驟采用單線制，一份差旅報銷需多位領(lǐng)導(dǎo)逐級確認(rèn)，再轉(zhuǎn)至財務(wù)部門核對單據(jù)，最后再發(fā)放款項。在實踐中，財務(wù)部門有時會發(fā)現(xiàn)單據(jù)或其他事項錯漏而駁回報銷，申請人員不僅要再次核對和補(bǔ)充單據(jù)，出納人員也要反復(fù)溝通和說明，導(dǎo)致報銷流程十分耗時。
其次，財務(wù)審核耗時較長，報銷合規(guī)審核效率偏低。自報銷申請開始，財務(wù)部需要審核員工職級、款項明細(xì)、支出原由等信息，對于金額不符合職級限定、重復(fù)提交的款項、以及非業(yè)務(wù)產(chǎn)生的支出等特殊事項，都需要額外的補(bǔ)充說明，并取得直屬主管批準(zhǔn)。每份費用報告的審查工作甚至要花費30分鐘以上。
第三，差旅費用數(shù)據(jù)分析有待提升。由于缺乏對差旅費用的系統(tǒng)數(shù)據(jù)支持，財務(wù)人員較難有效地提供明晰的費用分析，從而給予公司決策層清晰的洞察及業(yè)務(wù)建議。
了不起的數(shù)據(jù)力量
自豪雅上海為中國團(tuán)隊引入SAP Concur, 其便捷的移動端應(yīng)用、完善的合規(guī)設(shè)置和順暢的審批流程使員工滿意度和財務(wù)管理效率得到提升。張璐強(qiáng)調(diào)，“在使用SAP Concur以后，公司對員工費用的管理得到顯著提升，合規(guī)審核效率大幅提高，差旅費用在總運營成本的占比有所下降，差旅費用的數(shù)據(jù)分析更為簡潔明了有效。”
（圖片來源：SAP Concur）
穩(wěn)定順暢的差旅預(yù)定和報銷流程、高效便捷的手機(jī)端應(yīng)用以及嚴(yán)謹(jǐn)合規(guī)的自動化流程，為費用管理帶來諸多積極影響：
員工滿意度顯著提升。在原先的費用審批環(huán)節(jié)，紙質(zhì)文件的批復(fù)需要相關(guān)人員都在辦公室才能執(zhí)行，而且多個員工的審批申請也會加重部門領(lǐng)導(dǎo)工作負(fù)荷。SAP Concur的部署，很大程度上釋放出報銷流程中參與人員的靈活性，形成審批流程的多線并行新模式，錯漏信息能夠快速反饋給申請人，減少耗時。報銷從開始申請到收到款項的周期大幅下降。移動端的應(yīng)用也極大地滿足員工對于便捷性的需求，無論何時何地，拿出手機(jī)就可以給單據(jù)拍照，上傳到系統(tǒng)生成費用記錄。
財務(wù)工作效率提高。財務(wù)人員采用費用管理新模式后，可以清晰掌握費用明細(xì)和備注信息，而且系統(tǒng)可以從提交階段就有效規(guī)避問題費用的申報，減少出納人員在后期就問題費用與業(yè)務(wù)人員反復(fù)溝通的機(jī)率。同時，員工在手機(jī)端提交費用的使用頻率增長顯著，財務(wù)人員能通過系統(tǒng)實時看到費用數(shù)據(jù)，以便高效地展開核對工作，報告審核時間大幅縮短。
費用管理更加精準(zhǔn)。SAP Concur大幅提高費用數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度和實時性，按客戶需求提供不同階段的數(shù)據(jù)分析報告。財務(wù)人員還可以快速捕捉差數(shù)額浮動較大項目、變動頻繁的分項和市場開發(fā)重點地域等信息，對于業(yè)務(wù)部門的支持也從事后數(shù)據(jù)歸總，變?yōu)槭虑皯?zhàn)略分析和信息預(yù)測。針對差旅安排也能夠進(jìn)行較為準(zhǔn)確的提前部署，為基層員工爭取更多差旅福利體驗。另外，公司會把不同職位層級的差旅與費用的金額限制設(shè)置在系統(tǒng)內(nèi)，將合規(guī)理念融入到報銷審批的每一個環(huán)節(jié)。
（圖片來源：SAP Concur）
SAP Concur對于豪雅上海而言，帶來的不僅是實時獲得的精細(xì)化費用數(shù)據(jù)，更是將數(shù)據(jù)的力量賦予到每筆費用信息當(dāng)中。秉持匠心，財務(wù)部門期待未來在公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略制定中釋放更多價值。
數(shù)字化要一盤棋更要各自為戰(zhàn)
分享到微信 ×
打開微信，點擊底部的“發(fā)現(xiàn)”，
使用“掃一掃”即可將網(wǎng)頁分享至朋友圈。