門店費(fèi)用報(bào)銷問題頻出
納薇服飾是一家集設(shè)計(jì)、開發(fā)、服務(wù)、零售為一體的女裝品牌。1999年，納薇服飾的第一家店鋪在上海虹橋友誼商城開業(yè)。從創(chuàng)業(yè)初期僅有五名管理人員和一個(gè)八臺(tái)平車的微型車間快速發(fā)展，如今納薇服飾在全國各地主要城市設(shè)立了兩百多個(gè)專柜及專賣店，擁有一千多名員工。企業(yè)的快速擴(kuò)張為費(fèi)用管理帶來了嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)。據(jù)納薇服飾財(cái)務(wù)總監(jiān)歐陽鋒介紹：“從總部到各城市的門店，費(fèi)用報(bào)銷的培訓(xùn)，及處理問題時(shí)的有效溝通是一個(gè)比較困難的事情。”
納薇服飾門店分布
歐陽鋒提到的“困難”，源于納薇服飾的門店費(fèi)用組成比較復(fù)雜，使得其原有系統(tǒng)在報(bào)銷科目、報(bào)銷事項(xiàng)方面設(shè)置的選項(xiàng)繁多。在員工提交費(fèi)用報(bào)銷流程時(shí)，需要在所有報(bào)銷條目中，準(zhǔn)確甄選出符合自己報(bào)銷事項(xiàng)的條目，這對(duì)于沒有接受過系統(tǒng)培訓(xùn)的員工來說，是一個(gè)很大的挑戰(zhàn)。最常出現(xiàn)的結(jié)果就是員工不清楚選擇哪個(gè)科目，索性就選擇了“其他”。
這對(duì)于處于報(bào)銷流程審批節(jié)點(diǎn)的區(qū)域或者部門經(jīng)理來說，很難將費(fèi)用與預(yù)算進(jìn)行匹配。如果根據(jù)費(fèi)用提交的細(xì)則審批通過，對(duì)于主管部門來講難以核對(duì)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，成本控制困難。另一方面對(duì)后面的財(cái)務(wù)審核、做賬又會(huì)帶來成本歸類、核算的難題。如果不審批通過，又會(huì)導(dǎo)致門店費(fèi)用報(bào)銷效率低下，員工滿意度低。
納薇服飾這種兩難的境況隨著企業(yè)不斷擴(kuò)張而日益嚴(yán)峻。“移動(dòng)報(bào)銷、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)控制、易于上手、強(qiáng)大的費(fèi)用統(tǒng)計(jì)報(bào)表”，是納薇服飾在快速發(fā)展中對(duì)費(fèi)用控制提出的四大迫切訴求。
正是在這樣的背景下，當(dāng)納薇服飾財(cái)務(wù)總監(jiān)歐陽鋒看到上海云簡(jiǎn)軟件科技有限公司(以下簡(jiǎn)稱：Cloudpense)同樣“優(yōu)雅”的功能演示時(shí)，幾乎有些相見恨晚，并且很快就得出了一個(gè)結(jié)論：這家公司能解決納薇服飾當(dāng)前在費(fèi)控方面的所有問題。
三個(gè)管道解決四大需求
結(jié)合納薇服飾在費(fèi)用控制方面的四個(gè)迫切需求，Cloudpense提供了三個(gè)解決問題的管道，覆蓋了包括銷售費(fèi)用、電商、物業(yè)等八項(xiàng)銷售費(fèi)用管理;日常費(fèi)用、IT、財(cái)務(wù)等七項(xiàng)總部費(fèi)用管理;以及設(shè)計(jì)開發(fā)、視覺費(fèi)用、大貨付款三項(xiàng)研發(fā)設(shè)計(jì)費(fèi)用管理。
規(guī)范化：結(jié)合納薇報(bào)銷和采購付款業(yè)務(wù)眾多，通過建立場(chǎng)景化的報(bào)銷和付款申請(qǐng)流程，規(guī)范員工費(fèi)用提報(bào)流程。
移動(dòng)&集成：將企業(yè)微信作為納薇服飾唯一的企業(yè)移動(dòng)門戶入口，通過無縫應(yīng)用集成，規(guī)范了員工報(bào)銷流程和入口，有效降低溝通成本。
效率：規(guī)范全國各地的門店費(fèi)用管理，及時(shí)填報(bào)、智能審批，提升流程效率，保證付款、賬務(wù)處理的及時(shí)準(zhǔn)確。
對(duì)于歐陽鋒來說，場(chǎng)景化報(bào)銷是一個(gè)讓他眼前一亮的功能。這個(gè)功能通過平臺(tái)設(shè)置，只展示與員工崗位相匹配的報(bào)銷科目，規(guī)避了員工錯(cuò)選和不知道如何選的難題。方便、規(guī)范員工費(fèi)用提報(bào)流程的同時(shí)，從源頭提高了成本核算的準(zhǔn)確性。
通過與企業(yè)微信的無縫集成，納薇服飾管理層可以非常方便地進(jìn)行移動(dòng)審批。通過掃描發(fā)票二維碼，就可以完成發(fā)票驗(yàn)真及全票面信息導(dǎo)入，后期還可以接入發(fā)票認(rèn)證等增值功能;基于導(dǎo)入的第三方消費(fèi)記錄和發(fā)票信息進(jìn)行費(fèi)用填報(bào)，操作簡(jiǎn)單，同時(shí)也方便員工隨時(shí)隨地跟蹤費(fèi)用申請(qǐng)執(zhí)行情況。
通過應(yīng)用Cloudpense旗下“簡(jiǎn)約費(fèi)控”產(chǎn)品，納薇服飾費(fèi)用報(bào)銷實(shí)現(xiàn)了從報(bào)銷提交、部門領(lǐng)導(dǎo)審核、總部財(cái)務(wù)審核、總部出納付款，以及接入公司ERP系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理的完整閉環(huán)。
納薇服飾財(cái)務(wù)總監(jiān)歐陽鋒評(píng)價(jià)道 ：“簡(jiǎn)約費(fèi)控為不同部門費(fèi)用管控添加了業(yè)務(wù)邏輯，做到了業(yè)財(cái)一體，不僅增強(qiáng)了費(fèi)用報(bào)銷的合規(guī)性，同時(shí)大大提高了員工填單，經(jīng)理審批的效率，也為企業(yè)進(jìn)行費(fèi)用分析和有效管控提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，真正做到了化繁為簡(jiǎn)，降本增效。”
納薇費(fèi)用報(bào)銷流程概覽
“優(yōu)雅”成就的專業(yè)、效率
Cloudpense的創(chuàng)始人兼CEO俞洋曾在多個(gè)場(chǎng)合提到，簡(jiǎn)約費(fèi)控的核心價(jià)值就是以其“優(yōu)雅”特質(zhì)，為客戶提供“化繁為簡(jiǎn)”的費(fèi)用管理途徑。
高可配置性是簡(jiǎn)約費(fèi)控“優(yōu)雅”的核心指標(biāo)之一。在這個(gè)前提下，納薇服飾只用了不到兩個(gè)月的時(shí)間，就完成了銷售費(fèi)用管理、總部費(fèi)用管理和研發(fā)設(shè)計(jì)費(fèi)用三大業(yè)務(wù)板塊的費(fèi)用管理平臺(tái)部署。同時(shí)，基于其簡(jiǎn)單易操作的特點(diǎn)，員工無需做大量的培訓(xùn)就可以上手，保證了應(yīng)用效果的快速實(shí)現(xiàn)。
“簡(jiǎn)約費(fèi)控給納薇服飾帶來的‘專業(yè)’和‘效率’的價(jià)值是不容忽視的。”歐陽鋒欣慰地說。
又是陽光明媚的一天，納薇服飾員工小A端著一杯咖啡，活力滿滿的步行去公司。沿途風(fēng)景秀麗，喝著咖啡欣賞著風(fēng)景的小A，突然想起昨天的飯局。于是，小A拿出手機(jī)，小酌一口咖啡的時(shí)間，就完成了餐費(fèi)及打車的報(bào)銷。而正是通過Cloudpense實(shí)現(xiàn)的這份優(yōu)雅從容，也使得納薇的員工更加能夠領(lǐng)會(huì)企業(yè) “早安·生活”的精髓。
數(shù)字化要一盤棋更要各自為戰(zhàn)
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