8月7日下午，2018“數(shù)字辦公”研討會(第一期)圓滿結(jié)束。本次研討會由暢享網(wǎng)主辦，上海市高等教育學(xué)會和校園網(wǎng)絡(luò)專業(yè)委員會協(xié)辦，現(xiàn)場吸引了逾50位參會嘉賓共同探討“數(shù)字辦公”的“坑”與“雷”，不斷深入剖析“數(shù)字辦公”的痛點，并通過分享中大型企事業(yè)單位及高校的實踐案例和行業(yè)應(yīng)用，為探索“數(shù)字辦公”的新解決方案提供借鑒，對企事業(yè)單位“數(shù)字辦公”的未來發(fā)展起到促進作用。以下為上海醫(yī)藥集團信息技術(shù)中心IT經(jīng)理潘明華，主題為：協(xié)同辦公的柔性應(yīng)用 的演講實錄，由暢享網(wǎng)整理發(fā)布。
我今天的演講主要是站在技術(shù)人員的角度，來講一下我對于協(xié)同辦公、或者說對數(shù)字辦公的理解?，F(xiàn)在市場上的數(shù)字辦公產(chǎn)品，有協(xié)同辦公的OA產(chǎn)品，還有BPM產(chǎn)品。在我看來這兩個產(chǎn)品本質(zhì)沒有什么區(qū)別，OA跟BPM這兩家產(chǎn)品在做相互融合，OA在往BPM的領(lǐng)域延伸，BPM在往OA的領(lǐng)域做外延，BPM外面會包裝很多OA常用的應(yīng)用。我從98年開始一直做MIS的開發(fā)，MIS的領(lǐng)域名詞換了很多，從MIS開始到MRP，然后到MRPII，再到ERP?，F(xiàn)在大數(shù)據(jù)、人工智能，各種名詞，各種領(lǐng)域的包裝很炫，但是在我看來，其實都是MIS，在我們技術(shù)人員看來也都是MIS。
為什么講柔性應(yīng)用?“柔性”最早由豐田提出來的，豐田在企業(yè)的制造領(lǐng)域里面，希望能夠提出一種更加適應(yīng)企業(yè)變化的管理方式，他提出了柔性的概念。我覺得柔性這個概念用在協(xié)同辦公或者數(shù)字辦公領(lǐng)域也是最合適的，因為企業(yè)里面所有的信息化工作，我們大致可以把它分為兩種。
一、剛性需求
剛性的需求對應(yīng)的最簡單的人、財、物，還有實際的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這些都可以認(rèn)為是剛性需求。前面提到對業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)流，實際上就可以跟企業(yè)的剛性需求對應(yīng)起來。一般情況下操作人員會在一個軟件里面按123步驟有序的走下去，完成業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的輸入，這個其實就是一個剛性的需求，基本上ERP都可以歸為這一類。
二、柔性需求
柔性是指什么?是指企業(yè)里面有很多的場景是臨時的，或者說變化的，特別是在現(xiàn)在背景下，市場競爭也比較激烈，實際上管理人員經(jīng)常會有臨時的想法，或者說他在使用系統(tǒng)的過程中，突然想到，既然你在這個領(lǐng)域可以實現(xiàn)某種功能，那么我在其他領(lǐng)域是不是也可以實現(xiàn)?這個就對我們IT人員，或者對我們供應(yīng)商也提出了一個新的需求，就是要怎樣能讓我的軟件快速的去適應(yīng)企業(yè)的需求變化?并且這個變化不能說過幾個月再完成。
最早我們做企業(yè)軟件開發(fā)，無論是用瀑布模型還是迭代開發(fā)，時間是很長的。從需求的調(diào)研、開發(fā)、測試、最后反復(fù)迭代，過程很漫長。到了現(xiàn)在這個階段，或者說到現(xiàn)在IT的發(fā)展，慢慢我覺得真的是到了一個對柔性應(yīng)用、輕量級應(yīng)用爆發(fā)的一個時點。
以上是我作為一個IT技術(shù)人員最深切的體會，從我入行開始，我們就希望能夠盡快的應(yīng)對客戶的需求，客戶提出一個需求我第二天就能夠交付，這是我們當(dāng)時做軟件開發(fā)最理想的狀態(tài)。但是一直以來，直到接觸了協(xié)同辦公產(chǎn)品以后我才真正發(fā)現(xiàn)，OA和BPM這一類產(chǎn)品，可以快速滿足企業(yè)的柔性需求，這些需求是有一些比較經(jīng)典使用的案例，所以我接下來的PPT主要從這個角度來給大家分享企業(yè)里面有哪些常用的，或者說將來可能會流行的一些使用場景。
上海醫(yī)藥公司簡介
首先介紹上海醫(yī)藥，上海醫(yī)藥是一個商業(yè)和工業(yè)并存的大型集團，業(yè)務(wù)形態(tài)有制造，商業(yè)、貿(mào)易，甚至學(xué)校我們也有上海市醫(yī)藥學(xué)校，也有我們的職工大學(xué)。針對協(xié)同辦公的項目當(dāng)時的建設(shè)目標(biāo)是希望形成一個全公司集中統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺，這應(yīng)該在很多企業(yè)選型的時候也是考慮的一個點。作為上海醫(yī)藥來說，我們有幾百家的子公司，這些子公司是獨立部署還是統(tǒng)一?我們最后選的是一個統(tǒng)一的模式，基本上我們把下面的企業(yè)，原來協(xié)同辦公的產(chǎn)品都廢掉了。少數(shù)有一些沒廢掉的基本上也慢慢被我們納入統(tǒng)一平臺。因為對下面的企業(yè)來說，他們的支持和服務(wù)能力沒有我們總部做的這么好，慢慢總部的協(xié)同辦公平臺推廣開來之后，下面的企業(yè)都?xì)w到我們這兒去了。
我們現(xiàn)在是20家直管企業(yè)，每一家下面又有子公司，子公司下面還有分子公司，我們差不多目前的用戶總數(shù)除了車間的工人以外，辦公人員應(yīng)該有2萬多。當(dāng)時我們上線的時候，預(yù)計所有的流程可能有1500個以上，除此之外我們還有一些相關(guān)的職能部門垂直管理的應(yīng)用，還有協(xié)同辦公怎么跟已有的業(yè)務(wù)、系統(tǒng)進行打通，這是我們當(dāng)時做這個項目的時候一個基本的建設(shè)目標(biāo)，應(yīng)該說這也是大部分企業(yè)建設(shè)協(xié)同辦公平臺或者數(shù)字辦公的初衷。
當(dāng)時提的概念一個平臺，三大板塊，多種應(yīng)用。三大板塊是針對三個特點。
一、門戶
門戶就是展示的工具，基本上跟大家看到的網(wǎng)站沒有太大的差別。
二、知識
知識這一塊的技術(shù)層面是比較簡單的，但是知識的應(yīng)用主要是靠企業(yè)內(nèi)部的管理，所以知識管理做的好不好，看企業(yè)內(nèi)部自己的管理做的好不好，或者企業(yè)內(nèi)部有沒有類似于一個，像暢享網(wǎng)一樣有個類似于主編的工作往下推廣。
三、流程
企業(yè)的三大板塊里面流程是最多的。多種應(yīng)用，是脫離開來的，在企業(yè)里面除了我們常用的數(shù)字化辦公的一些領(lǐng)域以外，還會有一些輕量級應(yīng)用，或者柔性的應(yīng)用。業(yè)務(wù)部門臨時提出來的需求，這些需求有財務(wù)的風(fēng)險管理、研發(fā)的管理、投資的管理、費用管控的管理，這些東西我們稱之為多種應(yīng)用。所以是一個平臺，三大板塊，多種應(yīng)用。
這是項目的建設(shè)周期，我們從2011年開始到2015年，整個系統(tǒng)經(jīng)歷了4期，算逐漸成熟。我做了一個統(tǒng)計，差不多到這個月為止，我們現(xiàn)在已經(jīng)電子化流程的數(shù)量在4486個，已經(jīng)上線的使用人數(shù)是24000多人，流程實例目前已經(jīng)跑了237萬，上個月是7萬多，將近8萬，這樣一個數(shù)比我們開始的時候上的系統(tǒng)，數(shù)量增長遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了，估計每個月的新增流程數(shù)量應(yīng)該超過10萬，我們協(xié)同辦公的面還是比較廣的。接下來講一下在我們這4千多個里面，有哪些典型的應(yīng)用案例。因為協(xié)同辦公講起來沒有什么太高大上的內(nèi)容，基本上都是企業(yè)最常見，或者最瑣碎的一些應(yīng)用場景，所以我們講一些比較常見的，企業(yè)里面會經(jīng)常用到的一些使用場景。
作為一個集團型的企業(yè)，我們目前有400多家的控股企業(yè)，目前來說，我們整個集團總部負(fù)責(zé)協(xié)同辦公這個項目就我一個人。一個人怎么管這么多企業(yè)?管這么多應(yīng)用?
分級分權(quán)管理
我們采用的是分級分權(quán)的方式。分銷和藥材原來OA獨立的，把它合并了，統(tǒng)一的部署，分級分權(quán)。我們指定一個管理員，管理員下面再分各個子公司的管理員，每一級都是向上面去匯總。如果下面有問題解決不了的，再往上報，最后報到我這里。實際上我只要管我們總部，以及下面20家直管企業(yè)的管理員，會定期給他們進行培訓(xùn)。這是基本的管理和部署的模式。
這是我們的協(xié)同辦公里面最常見的一個應(yīng)用，公文管理。凡是國企、或者行政、學(xué)校里面，公文的上傳下達(dá)是最基本的一個訴求。部分企業(yè)可能還把公文的管理用的更深入，他們把部門內(nèi)部很多的自由的流程，把公文作為萬金油的流程，用的很深。
公文基本的技術(shù)底層就是把office的這個和OA產(chǎn)品，或者跟BPM產(chǎn)品做一個結(jié)合，基本上原先通過郵件方式去傳遞的方式在OA上都得到了改變。一是在文檔起草的時候，可以在線編輯。在線編輯有個好處，所有的在線編輯提的意見，修改的內(nèi)容都可以在上面得到痕跡的保留，這個痕跡的保留是跟word的修訂功能，或者批注的功能是一致的。同時后臺會把重要的幾個節(jié)點修改存為多個版本，所以公文流轉(zhuǎn)應(yīng)該是所有企業(yè)第一個會上的內(nèi)容，我們也是把它作為推廣的第一步。我們這么多下級的子公司只要上OA的，第一項內(nèi)容有上公文管理，這是一個剛性需求。或者在國營企業(yè)里面，它是一個剛性需求。
這是公文管理發(fā)文的界面，我跟大家簡單介紹一下，為什么協(xié)同辦公能成為一個企業(yè)的柔性管理，或者說輕量級應(yīng)用開發(fā)的一個工具?這個界面上我們看到兩個不同的界面，目前的協(xié)同辦公和BPM的管理工具都可以做到對程序界面的簡單定制，或者說處理。一般普通的人員不需要經(jīng)過編程，就可以很簡單的把這個界面做出來，只要他會Excel，基本上可以實現(xiàn)這樣的效果，這是協(xié)同辦公，底層上對輕量級應(yīng)用支持的一個手段，這個是具體把word嵌到里面去的界面。
預(yù)算及費控管理
一.在協(xié)同辦公里面管所有的預(yù)算
我們會把預(yù)算系統(tǒng)每一年的預(yù)算導(dǎo)入進來，從預(yù)算的編制、調(diào)整，最后預(yù)算的支付，都在OA里面做。
二.在用友里面做費用的控制
在OA里面走這個流程，兩種模式我們現(xiàn)在都有。
這是審批的一個界面，基本上分管領(lǐng)導(dǎo)審核的時候能看到我們所有預(yù)算總數(shù)。費用的查詢，可以去查每個部門，每個項目具體費用的使用情況，這是一個可以層層鉆取的。
費控從我們了解的渠道來看還有做得更好的解決方案，目前對電子發(fā)票的管理，還有移動端對發(fā)票的管理，都有很多廠商提供新的解決方案，包括直接把電子發(fā)票導(dǎo)入，直接對發(fā)票掃描的方式，這是我們下一步需要升級的點。
合同管理
應(yīng)該說跟公文管理在技術(shù)上類似，主要是把合同從起草、審核、簽訂、履行、歸檔整個管起來，并且在這個過程中，把合同跟前面的費控，支付做了關(guān)聯(lián)，我們在合同里面會定義所有支付的節(jié)點，支付的時候如果是合同的話，必須要選一個合同，做一個強管控。
這是基本的界面，這是一個投資項目管理，這個界面看上去跟我們普通的流程界面不太一樣，它是一個純定制的模塊，我們通過很少量的開發(fā)，在協(xié)同辦公上面就能夠把一些業(yè)務(wù)部門提出來的需求加以實現(xiàn)。
這是我們的辦公資產(chǎn)管理，從普通辦公用品到耗材的領(lǐng)用、入庫，都在OA里面去做。
這是重大事項督查督辦的模塊，基本上我們所有的國有企業(yè)里面都會對會議這一項有一個大的需求，會議之后，如何把會議的內(nèi)容，以及需要落地執(zhí)行的事項建立起來。我們做了這么一個模塊，從督辦事項的建立，到具體的執(zhí)行，最后的反饋。這是做的一些統(tǒng)計報表，還有對系統(tǒng)流程效率的分析。
(統(tǒng)計報表)
(系統(tǒng)流程效率的分析)
系統(tǒng)對外接口平臺
目前我們在接口這一塊也做了大量工作，基本上把協(xié)同辦公作為一個流程的對接平臺，所有涉及到審批的全部放到協(xié)同辦公。移動這一塊我想講一點，整個協(xié)同辦公里面，目前是應(yīng)用最容易成功的一個點。所有中層以上的領(lǐng)導(dǎo)，現(xiàn)在很少在電腦上進行辦公，全部是手機。在推移動平臺的時候，可以給大家一個建議，在移動平臺上把打車內(nèi)容加進去，現(xiàn)在有一些供應(yīng)商可以做到把所有打車的平臺，網(wǎng)約車的平臺整合在一起。下雨天如果叫不到車，他可以幫你叫到，把所有的滴滴、首汽用車等等全部整合在一起，他還有大客戶的優(yōu)先級，如果你叫不到車，他發(fā)一個指令給后臺，后臺會優(yōu)先處理他的訂單，這個對于普通員工來說，如果把這個放到移動端，所有員工會把這個作為剛需，下雨天打不到車，肯定會用到這個平臺。
前面講了一些簡單的應(yīng)用案例，最后體現(xiàn)在對我們的價值上。一個是我們怎么能夠把我們企業(yè)的制度和管理流程通過協(xié)同辦公的方式落地，并且執(zhí)行。還有一個是怎么來通過協(xié)同辦公做到我們的集中管控，企業(yè)的內(nèi)控。從行政條線來說，我們做了公文的收發(fā)，重點工作督辦、制度管理、干部管理，風(fēng)控的角度，我們的合同、糾紛、審計都在上面。財務(wù)來說預(yù)算、費控、資金、擔(dān)保、支付也都包含在內(nèi)。
數(shù)字化要一盤棋更要各自為戰(zhàn)
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